Frågor & Svar

FAQ - Frågor & Svar

App

Fråga: 
Finns det någon SchoolSoft-app?
Svar: 

Ja det finns en app som du kan ladda ned från App Store och Google Play till din telefon eller surfplatta.

Med SchoolSofts app kommer du snabbt, enkelt och smidigt åt SchoolSoft direkt i mobilen eller surfplattan. Du behöver bara logga in första gången, sedan hålls du automatiskt inloggad. Observera att innan du loggar in i appen måste du först tillåta ”Åtkomst av app” under ”Min profil” genom att logga in i SchoolSoft via en webbläsare.

Du får snabbt tillgång till allt som är nytt i SchoolSoft och ser tydligt vad som är läst eller inte. Du kan smidigt navigera till ditt schema, närvaro, kalender eller till den mobilanpassade versionen av SchoolSoft.

Du kan enkelt lägga till flera konton om du är vårdnadshavare till flera barn eller om du är både personal och vårdnadshavare. Du kan du välja att se alla notiser tillsammans eller uppdelade per konto.

Innehåll:

  • *Notisflöde med nyheter, kalenderhändelser, uppgifter, resultat, forum, meddelanden, enkäter och kursutvärderingar.
  • *Schema
  • *Kalender
  • *Frånvarohantering
  • *Enkel hantering av flera konton i appen

Betyg

Fråga: 
Hur gör man för att föra över betyg som en elev har fått på en annan skola?
Svar: 

Den som är betygsadministratör på skolan kan lägga till betyg från andra skolor.

Grundskolan:

  1. Skicka efter ett nytt engångslösenord under Admin/Grundskolebetyg/Betyg.
  2. Sök upp eleven och klicka ändra.
  3. Välj ett nytt ämne under Lägg till ämne och betyg
  4. Välj läsår, termin, år, betyg, betygsdatum och lärare.
  5. Markera eventuellt slutbetyg och uppflyttning.  
  6. Skriv in lösenordet och klicka spara

 

Gymnasiet:

  1. Lägg till de kurser som eleven fått betyg i på elevens studieplan.
  2. Status på kursen ska vara "avslutad"
  3. Skicka efter ett nytt engångslösenord under Admin/Kurs/Betyg
  4. Sök upp eleven och klicka ändra.
  5. Skriv i betygsdatum, betyget och vilken skola betyget kommer ifrån.
  6. Skriv in lösenordet och klicka spara.
Fråga: 
Hur ändrar man i ett betyg efter det att läraren tryckt på knappen "klar med betygssättning"?
Svar: 

Ett betyg kan ändras av betygsadministratören på skolan en månad efter betygsdatum. Skicka efter ett engångslösenord på Kurs/betyg eller Betyg/betyg. Gå sedan till ändra på det aktuella betyget, på grundskolan klickar du på aktuellt ämne, ändra betyget, skriv in lösenordet och klicka spara.

Om en elev har ett F, IG eller ett Streck som betyg i en kurs så kan de som är betygsadministratörer på skolan alltid ändra betyget oavsett vilket datum det är satt. Ändringen måste dock ske i två steg. Skicka först efter ett engångslösenord. Klicka sedan ändra på betyget i fråga. Ändra nu först från F/-/IG till blankt betyg och spara. Ändra sedan från blankt till det aktuella betyget och spara.

Fråga: 
Hur ändrar man i ett redan satt betyg när eleven har gjort en prövning och höjt sitt betyg?
Svar: 

 

En prövning får enligt Skolverket enbart ske efter det att eleven har slutat på skolan. En elev får alltså inte höja ett G, VG eller MVG under tiden eleven går på skolan. IG och betyg som saknas och läses upp under läsåret hanteras på vanligt vis. Dvs. man ändrar under KURS/Betyg efter det att man skickar efter ett betygslösenord.

Se http://www.skolverket.se/sb/d/399/a/1156 för mer information om detta.

Gör så här för att hantera och skriva ut ett prövningsbetyg:

  1. Gå till Kurs/Betyg och skicka efter ett betygslösenord genom att klicka på Skapa engångslösenord.
  2. Klicka på länken Prövningar som finns under Kurs/Betyg. Här finns alla elever som har fått betyg tidigare.
  3. Sök upp eleven som har fått ett prövningsbetyg och klicka Ändra
  4. Fyll i kursansvarig, prövningsdatum och prövningsbetyg.
  5. Fyll engångslösenordet och klicka Spara.
  6. Sök upp eleven igen under Prövningar och klicka på Visa.
  7. Klicka på Skriv ut prövningsbetyg.

Eleven ansvarar själv för att skicka sitt prövningsbetyg till VHS, detta ska alltså inte skolan göra.

Fråga: 
Vi är klara med betygssättningen, men eleverna kan inte se sina betyg.
Svar: 

För att elever och vårdnadshavare ska kunna se betygen måste de publiceras. När alla lärare är klara med betygssättningen och betygskatalogerna är utskrivna trycker ni på länken "Publicera alla betyg satta fram till och med idag" som finns under Kurs/Betyg (gymnasiet) eller Betyg/Betyg (grundskolan).

Fråga: 
När jag skickar efter betygslösenord tar det väldigt lång tid innan mejlet kommer fram. Det är irriterande då man automatiskt blir utloggad från SchoolSoft efter en stunds inaktivitet och då måste skaffa ett nytt betygslösenord. Det beror inte på vår skolas e-postsystem då andra mejl kommer fram i stort sett omedelbart.
Svar: 

Vi ingen fördröjning på vår mailserver, den svarar normalt blixtsnabbt. I något enstaka läge kan ju servern vara "upptagen", men så fort du får tillbaks meddelandet på skärmen om att ett lösenord har skickats så har det skickats från vår mailserver.

 
Om det inte kommer fram direkt så måste det fastna någon stans på vägen mellan vår driftsleverantörs internet och ert. Vad har ni för internetleverantör för mejlen? Titta på Header-detaljerna i mejlet du får från SchoolSoft, där brukar man kunna se när respektive server får mejlet och när nästa tar över.

 
Fråga: 
Jag får inte med några färger när jag skriver ut betyg.
Svar: 

Utskriften sker via webbläsaren (t.ex. Internet Explorer eller Firefox) och det är viktigt att ställa in så att webbläsaren skriver ut bakgrundsbilder och färger! Gå in under Verktyg/Internet alternativ/Avancerat och klicka i "Utskrift av bakgrundsbilder".

Fråga: 
Hur gör jag för att få skolans logotyp på betygsutskrifter?
Svar: 

 

Detta går enbart till betygsdokument för gymnasiet eftersom grundskolan har striktare regler kring hur en logga på betygsdokumentet får se ut.

Gå till Admin/Alternativ/Systeminställningar/Admin: Logotyp på betygsdokument – Vid Ingen logotyp så skrivs inte skolans logotyp ut alls, vid Utskrift på förtryckt papper lämnas plats på för ett sidhuvud där den förtryckta logotypen finns och vid valet Skriv ut logotyp skrivs skolans logotyp ut på betygsdokumenten.

Fråga: 
Jag får med information från webbläsaren när jag skriver ut mina betyg.
Svar: 

Det är mycket lämpligt att ta bort information från sidhuvud och sidfot (webbläsaren skriver ju normalt annars ut webbadress, sidnummer mm när man skriver ut en webbsida), detta görs under Arkiv/Utskriftsformat.

Fråga: 
Hur gör jag om en lärare tryckt på ”Klar med betygssättning” av misstag?
Svar: 

Om en lärare av misstag har tryckt på Klar med betygssättning innan betygsperioden är slut kan läraren aktiveras på nytt.

  1. Gå till Betygsperioder.
  2. Bocka ur den klar rapporterade läraren.
  3. Spara.
  4. Klicka Visa alla lärare.
  5. Bocka i läraren på nytt.
  6. Spara.

Ge läraren ett nytt lösenord. Antingen manuellt eller genom att automatgenerera till alla som saknar.

Bilder

Fråga: 
Kan man lägga upp bilder på eleverna i SchoolSoft?
Svar: 

Ja, man kan lägga upp bilder på elever i SchoolSoft. Överallt där lärare matar in elevuppgifter visas elevens bild, exempelvis vid resultatrapportering, betygsättning och omdömen. Bilderna visas för personalen men inte för andra elever eller vårdnadshavare.

Bilderna kan antingen laddas upp manuellt via Underhåll/Elev eller så kan man ladda upp flera bilder på en gång via Underhåll/Elever/Bilduppladdning.

Vi på SchoolSoft kan också hjälpa till med bilduppladdningen.

För att bilderna ska kunna laddas upp måste de ha ett korrekt bildnamn. Listan på bildnamnen tas fram på Admin/Underhåll/Elever/Bilduppladdning - Exportera bildnamna. Listan kan ni sedan ge till fotofirman så ser de till att bilderna får rätt namn.

Bilderna kan också döpas på följande sätt:

* student1234.jpg (där 1234 byts ut mot elevens id i SchoolSoft)

* ååmmdd-nnnn.jpg, ååmmdd+nnnn.jpg, ååmmddnnnn.jpg, ååååmmdd-nnnn.jpg, ååååmmdd+nnnn.jpg, ååååmmddnnnn.jpg (elevens personnummer i SchoolSoft).

Eleverna måste ha korrekta personnummer.

Om ni inte använder er av en fotofirma utan tar egna bilder av eleverna måste de, förutom att ha korrekt bildnamn också har rätt förhållande mellan höjd och bredd. Förhållandet bör vara ungefär 2:3, dvs en bild med bredden 80 px bör ha en höjd på 120 px.

Fråga: 
Kan man lägga upp bilder på personalen i SchoolSoft?
Svar: 

Ja, man kan ladda upp bilder på personalen i SchoolSoft. Personalbilderna kommer att visas för elever och föräldrar på de ämnessidor/kurssidor där personalen undervisar.

Bilderna laddas upp via Admin/Underhåll/Personal/Bilduppladdning. 

CSN

Fråga: 
Vad ska jag tänka på när jag skapar rapporten till CSN?
Svar: 

Gå igenom följande innan filen till CSN skapas:

  1. CSNs skolkod måste vara korrekt uppsatt i SchoolSoft. Den består av 4-5 siffror som ni fått från CSN. Den lägger ni in under Admin/Underhåll/Skolor.
     
  2. Alla elever som skall rapporteras måste tillhöra ett program i SchoolSoft, annars tas de inte med. Koppla eleverna under Admin/Kurs/Studieplaner.
     
  3. Alla elever som skall rapporteras måste tillhöra en årskurs (1-4). Ändra under Admin/Elever eller via export/import.
     
  4. Programmen som eleverna är kopplade till måste ha rätt studievägskod, ex 2FR0796 Ändra under Admin/Kurs/Program

När uppgifterna är korrekta går ni in under Admin/Export-Import/Elevrapportering till CSN.
Där fyller ni datumen för läsåret och jullovet och trycker sedan på "Generera elevdata". Då skapas en lista på alla elever som kommer att skickas med till CSN. Stäm av att alla elever är med. Därefter trycker ni på "Exportering CSN" så laddas filen ned som ni skall bifoga till CSNs webbplats. Spara den på datorn och ladda sedan upp den på CSNs webbplats.

 

Elev- och vårdnadshavaradministration

Fråga: 
Hur ger man en vårdnadshavare, med flera barn, en inloggning?
Svar: 

Antingen går man in på en vårdnadshavare (ADMIN/UNDERHÅLL/Vårdnadshavare) och där kan man lägga till eller ta bort kopplingar till en eller flera elever.

Omvänt kan man gå in på en elev och lägga till eller ta bort vårdnadshavare, här talar man också om hos vilken förälder eleven är mantalsskriven.
 
När föräldern sedan loggar in så kan han eller hon ange vilket användarnamn som helst för de barn man har kopplade till sig, och sitt egen lösenord. Den elev man väljer blir den elev man först ser när man kommer in i SchoolSoft, och sedan finns övriga barn i en lista i övre menyn som man kan välja ur.
 
Vi skapar ju normalt ett vårdnadshavarkonto till alla elever, utan hänsyn till syskon. Det får ni på skolan själva pussla ihop. Men om man har två syskon så finns ju två vårdnadshavare som default, och lägger man till båda eleverna till det ena vårdhavarkontot så bör man helt ta bort den andra vårdhavaren ur SchoolSoft.
 
Här är en instruktion i hur man gör så du har det till nästa gång.
 
  1. Välj vårdnadshavare under Admin.
     
  2. Välj den vårdnadshavare dit ett syskon ska kopplas.
     
  3. Längst ner kan man ur en lista välja den nya eleven.
     
  4. Spara, så ser du att de nu är vårdnadshavare för bägge eleverna.
     
  5. Välj nu vårdnadshavare igen.
     
  6. Välj den vårdnadshavare som autoskapades åt den nya eleven och som ska tas bort.
     
  7. Ta nu bort kopplingen till den eleven och Spara.
     
  8. Välj vårdnadshavare igen och klicka på länken till höger "Ta bort vårdnadshavare som saknar elever" för ta bort dem ur SchoolSoft.

På liknande sätt kan man lägga till en vårdnadshavare till en elev om eleven har separerade föräldrar. Då utgår man från eleven.

Fråga: 
Expeditionen får e-post med information om adress- och telefonändringar som lärare och vårdnadshavare har gjort i SchoolSoft samt information om att nya elever står kön. Hur kan man avsluta den här tjänsten?
Svar: 

 

Det beror på att expeditionen är uppsatt som E-postadress till expeditionen under Admin/Alternativ/Systeminställningar/. Det går bra att ta bort e-postadressen om ni inte vill ha informationen. Det går också bra att lägga till fler e-postadresser om de separeras med ett kommatecken. Tjänsten är till för att informera er om att vårdnadshavarna gjort en ändring på sig själva.

Elevdokument

Fråga: 
Vi ska snart släppa ut utvecklingssamtalen på SchoolSoft. Man ska ange en period för detta och jag förstår av anvisningarna att den avser tiden för själva samtalen. Vad regleras egentligen av dessa tidsangivelser?
Svar: 

Datumen är bara till för information och vår tanke är att de skall spegla själva träffarna med föräldrarna, så man måste vara klar lite innan.

Om man slår på parametern som säger att eleverna endast kan skriva eget omdöme innan utsatt tid, så avser det från-och-med datumet.
Fråga: 
En elev har bytt grupp efter vi skapade elevdokumenten. Hur gör jag för att hon ska hamna i rätt grupp?
Svar: 

 

Om en elev har bytt grupp efter det att elevdokumentet är skapat måste du uppdatera elevdokumentet. Detta gör du på Admin/Elevdokument/Utvecklingssamtal (om det är det elevdokumentet du ska uppdatera). Sök upp mentorsgruppen det gäller och klicka på elev. Längst ner finns en länk " Uppdatera elevdokumentets elever och ämnen". Klicka på den så ska det rätta till sig.  Observera att det inte fungerar om eleven byter mentorsgrupp. Då kommer ämnena som är besvarade innan bytet ligga på den gamla mentorsgruppen och frågorna efter bytet ligga på den nya gruppen. 

Fråga: 
Vi glömde bort att publicera elevdokumenten innan arkiveringen. Hur gör vi nu?
Svar: 

Det går att publicera elevdokumenteten efter att de blivit arkiverade. Det görs för en elev i taget av elevens mentor:

1. Klicka på elevdokumentstypen, under menyn Elevdokument.

2. Klicka på länken Arkiv - Mina mentorselever.

3. Välj en elev och klicka på Visa elevdokument.

4. Klicka på Visa för aktuellt dokument.

5. Klicka på länken Publicera omdöme

Enkäter

Fråga: 
Vi tänkte köra vår föräldraenkät på SchoolSoft i år. Vi vill att föräldrarna ska svara på en enkät/barn. När nu föräldrarna som har flera elever på skolan loggar in och ska fylla i för sitt andra barn så ligger ju svaren inlagda för det första. Om de tar bort dessa svar, försvinner de då eller är det så de måste göra för att kunna fylla i för båda?
Svar: 

Enkäter är tänkta för allmänna enkäter till enskilda individer, både personal, elever och föräldrar. Det finns ingen koppling mellan föräldrar och elever i själva enkäten, så det går inte att få föräldrarna att svara flera gånger på samma enkät för olika barn.

Om man ändå vill ha en enkät där föräldrar svarar en gång per barn får man i så fall anpassa formuläret så att frågorna upprepas för två eller tre barn, i vart fall de frågor som är direkt relaterade till barnen. Alternativet är att man skapar en enkät per klass, så kan föräldern svara på flera enkäter, en för varje barn i varje klass. Nackdelen med detta är att man då inte kan sammanställa alla svar på skolan, utan att man får sammanställa svaren klass för klass.

 

Etiketter

Fråga: 
Varför förskjuts etiketterna när jag skriver ut dem från SchoolSoft?
Svar: 

Etiketterna i SchoolSoft ska skrivas ut på etiketter som rymmer 3 x 8 = 24 etiketter. Etiketterna ska vara i storlek 3,6 cm * 7 cm. Om etiketterna förskjuts i arket måste sidskalan ändras innan utskrift.

Välj Skriv ut: Sidskala: Ingen

På engelska: Print: Page Scaling: None

Flytta elever och personal mellan skolor

Fråga: 
Hur gör man för att lägga till personal som redan finns inlagd på en annan skola?
Svar: 

Det går att kopiera ett personalkonto mellan två skolor som har SchoolSoft i samma organisation (kommun, friskolekedja). Då kan personalen logga in på alla skolor med samma användarnamn och samma lösenord. Väl inne i SchoolSoft finns en rullist där personalen kan välja vilken skola som hon eller han ska jobba med.

1. Fyll i namn och personnummer på den nya skolan. Det är viktigt att namn och personnummer ser exakt likadana ut på bägge skolorna, annars kommer det skapas en dubblett.
2. Klicka Spara.
3. Du kommer nu få varningen " En lärare med personnumret finns redan på en annan skola, dess uppgifter har kopierats". För att bekräfta detta tryck på Kopiera annars på Avbryt.

OBS! Det är viktigt att du inte fyller i namn först och sparar och sedan fyller i personnummer. Då kommer kontot inte kopieras.

Fråga: 
Hur gör man för att byta skola på en elev?
Svar: 

Det går att flytta ett elevkonto mellan två skolor som har SchoolSoft i samma organisation (kommun, friskolekedja). När en elev flyttas följer alla uppgifter på eleven med till den nya skolan.

Elever flyttas med hjälp av Export/Import-funktionen.

1. Inaktivera eleven på den gamla skolan.
2. Öppna ett nytt Excel-dokument.
3. Skriv in ordet socialnumber i första rutan.
4. I rutan under skriver du in elevens personnummer.
5. Gå till Admin/Export-Import/Elever på den nya skolan.
6. Klicka på fliken Import.
7. Sudda ut allt som står i rutan.
8. Kopiera informationen från Excel och klistra in i SchoolSoft.
9. Klicka på Importera data.
10. Eleven är nu flyttad från den gamla skolan till den nya.

Om ni känner er osäkra på Excel eller på SchoolSofts Export/import-funktion går det också bra att skicka ett mejl till support@schoolsoft.se med elevens namn, personnummer, nuvarande skola och ny skola. Det är viktigt att eleven först är inaktiverad på den gamla skolan.

Funderingar från lärarna

Fråga: 
Hur länge kan eleverna lämna in inlämningsuppgifter via SchoolSoft?
Svar: 

 

Tom det klockslag då lektionen börjar.

En annan dag och ett annat klockslag kan väljas om klickar du på ”Visa fler alternativ”. Där kan du välja en annan dag eller tid för uppgiften. Den dag och tid du väljer där blir sluttiden för eleven att lämna in sin uppgift.

Fråga: 
En elev har börjat i min undervisningsgrupp efter det att jag skapade en uppgift. När jag nu ska resultatrapportera finns hon inte med i mina listor. Hur gör man?
Svar: 

 

När elever tillkommer i en grupp efter det att en uppgift är skapad måste elevlistan uppdateras för att eleven ska kunna resultatrapporteras. Gå till Undervisning/Resultat och välj "ändra" på den grupp där eleven ska läggas till. Under elevlistan finns länken "Uppdatera elevlistan".

Om en elev har slutat i gruppen hanterar man det på samma sätt. Observera att eleven enbart försvinner från resultatlistan om inga resultat är rapporterade på eleven. 

iCalendar

Fråga: 
Vad är iCalendar och hur fungerar det?
Svar: 

Det finns en export iCalendar-format från SchoolSoft. Det innebär att det går att exportera uppgifter från SchoolSoft till sin kalender (Outlook, Google Kalender, kalender i telefonen osv).

Uppgifter som exporteras för personal:

  • -Lektioner
  • -Kalenderhändelser
  • -Tidbokningar
  • -Matsedel

Uppgifter som exporteras för elever och vårdnadshavare:

  • -Lektioner
  • -Kalenderhändelser
  • -Tidbokningar
  • -Matsedel
  • -Hämtnings- och Lämningstider (Förskola & Fritids)

Skolan aktiverar först möjligheten att använda iCalendar genom att kontakta SchoolSofts support.

När funktionen sedan är påslagen kan elever, föräldrar och personal gå till Min profil och kryssar i iCalendar flöde – Aktivera för att visa länk och sedan spara. Om man är vårdnadshavare till flera barn får man en länk per barn. Det går att ställa in vilken information man vill ha i flödet genom att klicka på Hantera

Hur länken sedan hanteras beror på vilken kalender man använder. I vissa kalendrar kopierar man länken (genom att högerklicka på den och välja Kopiera) och klistrar in i kalendern, för andra kalendrar räcker det med att man klickar på länken.

I Google Kalender:

  1. Klicka på nedåtpilen bredvid Andra kalendrar.
  2. Klicka på Lägg till webbadress.
  3. Klistra in länkadressen från Min profil.
  4. Spara.

I Outlook:

  1. Klicka på Öppna kalender i menyn Hantera kalendrar.
  2. Välj Från Internet.
  3. Klistra in länkadressen från Min profil.
  4. Spara.

I iPhone:

Det finns två sätt att importera flödet till din iPhone:

1. Via Inställningar (här visas händelserna i en ny kalender):

  1. Gå till Inställningar/E-post, kontakter, kalendrar/Lägg till konto/Annat.
  2. Under KALENDRAR välj Lägg till prenumererad kalender.
  3. Klistra in länkadressen från Min profil.
  4. Klicka på Nästa.
  5. Spara.

2. Direkt från SchoolSoft när du är inloggad i SchoolSoft i telefonen (här visas händelserna i någon av dina tidigare kalendrar):

  1. Klicka på länken under Min profil.
  2. Klicka på Lägg till alla.
  3. Välj kalender.
  4. Klicka på Klar.

Alla händelser för hela året kommer vid varje läsning och iCalendar-flödet uppdateras med senaste informationen i SchoolSoft varje gång länken används. Olika program och tjänster som läser iCalendar-flöden har olika intervaller för uppdatering. 

Om man gör ändringar i sin kalenderhändelse i den externa kalendern (inte i SchoolSoft) kommer det inte att påverka kalenderhändelsen i SchoolSoft. Informationen importeras alltså inte till SchoolSoft bara från SchoolSoft. 

Inloggning

Fråga: 
Hur gör jag för att logga in i SchoolSoft?
Svar: 

 

Alla skolor som använder SchoolSoft har egna, unika, inloggningssidor. Du kan därför inte logga in från SchoolSofts hemsida.

Besök skolans hemsida och se om det finns en inloggningslänk där. Du kan också ringa till skolans expedition för att få information om vilken sida du ska logga in på.

Standardadressen för inloggning är sms.schoolsoft.se/skolansnamn.

Du som är lärareelev eller förälder och använder SchoolSoft ska alltid vända dig till skolan om du har problem med SchoolSoft.
Fråga: 
På skolan har vi vårdnadshavare som vill ha ett mejl när nyhet, aktiviteter m.m. publiceras som berör deras barn.
Svar: 

Skolan kan låta föräldrarna prenummerera på mejlutskick från SchoolSoft. I utskicket finns information om det som hänt i SchoolSoft de senaste dagarna.

Utskicket innehåller information om skapade och uppdaterade aktiviteter i SchoolSoft. Det är alltså inte en ersättning för startsidan eller ett program för nästa vecka utan ett utskick om "vad som hänt i SchoolSoft". 

Vårdnadshavaren ser bara de händelser som är riktade till dem (direkt till dem, till grupper som de ingår i eller till alla på skolan/organisationen).

Kontakta support@schoolsoft.se om skolan vill börja använda funktionen. 

Fråga: 
Jag blir utloggad så ofta när jag jobbar med SchoolSoft. Kan man förlänga tiden?
Svar: 

Eftersom SchoolSoft är ett webbaserat system som dessutom används av många samtidigt så måste finnas en gräns för hur länge man är inloggad utan att vara aktiv. Därför loggas man ut ur systemet efter 30 min utan aktivitet. Aktiv är man när man t. ex. klickar "Spara" eller på annat sätt klickar runt i systemet och därmed ber servern arbeta. När man skriver i en ruta så arbetar inte servern, man bör alltså, precis som vanligt när man arbetar med något, tänka på att spara då och då.

Efter 25 minuters inaktivitet dyker en varning upp på alla administratörssidor samt de sidor där lärarna fyller i elevdokument, enkäter, planeringar och resultat. Om läraren vill fortsätta vara aktiv i systemet klickar läraren på ok och sparar sitt arbete. Om tiden gått ut d.v.s. om 30 min har passerat sedan läraren var aktiv i systemet så kan nu läraren ange sitt lösenord och fortsätta arbeta på samma ställe.

MAC

Fråga: 
När jag öppna text-dokument från SchoolSoft blir det konstiga tecken istället för Å, Ä och Ö.
Svar: 

Ändra inställningarna på din dator enligt följande:

Meddelanden

Fråga: 
Hur använder man meddelandefunktionen?
Svar: 

Kontakta först support för att få funktionen påslagen. Skolan måste först bestämma vilken typ av kommunikation ni vill göra möjlig. Välj mellan:

1. Personal på skolan kan skicka meddelanden till varandra.
2. Personal kan skicka meddelanden till alla på skolan. Elever och vårdnadshavare kan svara på ett meddelande om läraren/skolpersonalen väljer att låta dem göra det.
3. Personal kan skicka meddelanden till alla på skolan. Elever och vårdnadshavare kan initiera ett meddelande till personal på skolan.

När detta är gjort kan du skicka ett meddelande genom att klicka på länken under rubriken "Meddelanden" på startsidan. Klicka på Nytt meddelande, välj vem eller vilka som ska få meddelandet, skriv ditt meddelande och klicka på Skicka. Du kan välja att skicka meddelandet till både elever, vårdnadshavare och personal på skolan.

Om du inte vet namnet på en viss elevs vårdnadshavare väljer du eleven i listan och klickar på länken "Lägg till elevernas vårdnadshavare" om du vill skicka både till eleven och till vårdnadshavaren eller "Ersätt elever med sina vårdnadshavare" om du bara vill skicka till vårdnadshavaren.

Beroende av vilken typ av kommunikation skolan har valt, kan mottagarna eventuellt svara på ditt meddelande. Det är inte möjligt för elever och vårdnadshavare att skicka meddelanden sinsemellan då det alltid måste finnas en personal från skolan med i kommunikationen.

I Inkorgen ser du meddelanden som skickats till dig, i Skickade ser du meddelanden du skickat och i Papperskorgen ser du meddelanden du har tagit bort.

Närvaro

Fråga: 
När jag väljer att skriva ut närvarorapporter i färg ser jag inte några färger på utskriften?
Svar: 

Inställningen "skriv ut bakgrundsfärger och bilder" måste vara aktiverad på datorn. I Explorer: Gå till ”Verktyg/Internet-alternativ/ därefter "Avancerat” och markera alternativet ”Utskrift - Skriv ut bakgrundsfärger och bilder.

Fråga: 
Går det att ställa in så att alla elever är frånvarande när man närvarorapporterar?
Svar: 

Ni kan själva bestämma om ni vill rapportera frånvaro eller närvaro. Gå in på Admin/Underhåll/Ämne, välj det aktuella ämnet och markera Omvänd rapporteringEleverna kommer då att vara frånvarande från lektioner med det ämnet tills annat rapporterats. Detta används ofta till idrottsdagar då några lärare rapporterar alla elever på skolan i samma lektion. 

Fråga: 
Vad är det för skillnad på "Frånvaroanmälan" och "Lektionsrapportering"?
Svar: 

När man rapporterar en lektion finns endast möjlighet att ange Närvaro, Frånvaro eller en närvaroorsak med kommentar (sen ankomst, inget material med etc). Man kan inte tala om orsaken till frånvaro, för normalt vet ju inte läraren om orsaken, han/hon skall bara tala om att eleven inte var där.

Om frånvaron är planerad skall man istället lägga in en frånvaroanmälan, antingen hela dagen eller del av dag. Där talar man om orsak, körsång, sjuk, eller vad det nu är. När man väl har gjort det så kommer den orsaken att visas när läraren rapporterar sin lektion. Oftast är det ju olika personer som lägger in frånvaron och som rapporterar lektionen.
 
Om det är läraren själv som får redan på att eleven skall gå på körsång så får han först gå in och frånvaroanmäla eleven, och sedan gå in och rapportera lektionen. Det blir två steg, men fördelen är att läraren frånvaroanmäler hela den tiden eleven planerar att vara borta, det kan ju vara flera lektioner, och då blir det automatiskt rätt för nästa lärare som skall rapportera nästa lektion.
 
Fråga: 
Elevlistan stämmer när jag går in vi admin men när läraren tar upp samma lista för att föra in närvaro får hon upp elever som inte finns i adminlistan?
Svar: 

Det finns bara en uppsättning grupplistor, så ser de ut på ett sätt i admin ser de garanterat ut exakt likadant hos lärarna. Men det man skall komma ihåg är att när man rapporterar en lektion så sparas gruppsammansättningen på just den lektionen, den veckan. Om Kalle finns i SP1A v10, och en lektion har rapporterats, och sedan tar man bort Kalle ur gruppen SP1A, så finns Kalle fortfarande med på den rapporterade lektionen. Om man i det läget gör lektionen orapporterad, och börjar om, så kommer inte Kalle längre att vara kvar (men då tar man ju bort alla elevers ev frånvaro den veckan, så gör det inte av misstag).

Om en elev har fått frånvaro på en lektion, men inte borde ha varit med på lektionen just då, och nu inte heller finns med i gruppen, så kan mentorn gå in på eleven, Frånvaroanmälan, del av dag. Där finns det då ytterligare ett frånvaroalternativ "TA BORT LEKTION", som gör att eleven helt tas bort från lektionen den veckan, han får varken närvaro eller frånvaro.

Övrigt

Fråga: 
Varför blir man utloggad? Kan man förlänga tiden innan man blir utloggad?
Svar: 

 

Eftersom SchoolSoft är ett webbaserat system som dessutom används av många samtidigt så måste finnas en gräns för hur länge man är inloggad utan att vara aktiv (systemet vet ju inte om man lämnat datorn). Därför loggas man ut ur systemet efter 30 min utan aktivitet. Aktiv är man när man t ex klickar "Spara" eller på annat sätt klickar runt i systemet och därmed ber servern arbeta. När man skriver i en ruta så arbetar inte servern, man bör alltså, precis som vanligt när man arbetar med något, tänka på att spara då och då.

Efter 25 minuters inaktivitet dyker en varning upp. Om man vill fortsätta vara aktiv i systemet skriver man in sitt vanliga lösenord i SchoolSoft och sparar sitt arbete. Om tiden gått ut d.v.s. om 30 min har passerat sedan man var aktiv i systemet så kan man ange sitt lösenord och fortsätta arbeta på samma ställe.

Fråga: 
Hur tryggas säkerheten i SchoolSoft?
Svar: 

SchoolSoft kräver inloggning med ett unikt lösenord, som måste bestå av minst 8 tecken och vara en blandning av tecken och siffror. Lösenordet måste bytas med ett visst mellanrum som sätts upp på skolan, olika längd kan sättas för personal, elev och föräldrar tills dess att de måste byta lösenordet. Man sätter även upp antal gånger man får mata in ett felaktigt lösenord tills man blir utspärrad. Vidare är lösenordet krypterat med en algoritm som gör dem oläsliga. All trafik i SchoolSoft krypteras med SSL, 128 bitars kryptering mellan klient och server.

Personuppgiftslagen - PUL

Fråga: 
Har SchoolSoft någon PuL-rekommendation?
Svar: 

 

Näs SchoolSoft startades förde vi en diskussion med Datainspektionen om personuppgiftslagen (PuL). Vi kom gemensamt med dem fram till att i SchoolSoft behandlas endast uppgifter som skolan behöver för sin verksamhet (ur ett PuL perspektiv). I SchoolSoft ska inte så kallade känsliga personuppgifter hanteras. Därmed kan information behandlas i SchoolSoft utan vårdnadshavares/elevers samtycke. Vidare är den typ av inloggning och säkerhet vi har i SchoolSoft tillräcklig.

 

Personuppgiftslagen (PuL) innehåller en rad bestämmelser som är viktiga att känna till för skolor som använder sig av IT-stöd i elevadministrationen. Datainspektionen har därför tagit fram en checklista som kort sammanfattar några av de viktigaste punkterna som skolor måste tänka på när de behandlar personuppgifter. 

 

Det som framgår av Datainspektionens checklista är att skolan är ansvarig för den information som läggs in i systemet och vi rekommenderar stark att varje skola tar fram en Policy över vilken information som ska lagras i systemet. SchoolSoft är ett kommunikation och elevadministrativt system och ingen känslig information ska lagras i systemet. Enligt PuL är känsliga personuppgifter sådana som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv.

Vi rekommenderar även att man tar fram en ”SchoolSoft policy” som ger riktlinjer för vad och hur man skriver i systemet. Detta ger även en kvalitetssäkring att alla användare har en gemensam utgångspunkt för hur systemet ska användas. 

Läs gärna mer i SchoolSofts riktlinjer rörande PuL.

RSS

Fråga: 
Vad är RSS och finns det i SchoolSoft?
Svar: 

Det finns stöd för RSS-feed i SchoolSoft.

Det innebär att elever och vårdnadshavare kan få uppdateringar om vad som händer i SchoolSoft via en RSS-läsare i i exempelvis epost-klient eller mobiltelefon. Det man ser i flödet är i princip samma saker som man ser på sin startsida. Man kan se när man fått en uppgift, nyhet, kalenderhändelse, frånvaro, meddelanden och resultat. Det enda man kan se i sin helhet är nyheter och kalenderhändelser. Allt annat måste man logga in i SchoolSoft för att ta del av.

Om RSS-funktionen är aktiverad på skolan så kan elever och vårdnadshavare aktivera sina egna RSS-flöden genom att bocka i Använd RSS i Min profil. När man klickar på Spara så får man som elev upp en länk nedanför checkboxen som leder till elevens privata RSS-flöde. Vårdnadshavarna får en länk per barn.

Hur länken sedan hanteras beror på vilken RSS-läsare man använder.

Kontakta support@schoolsoft.se om skolan vill börja använda RSS.

Fråga: 
Hur använder jag RSS i min iPhone/Android telefon?
Svar: 

Så här gör man för att aktivera RSS i telefonen:

1. Gå till App-store/Android Market, ladda ner och installera appen Feedly, eller någon annan RSS-läsare som klarar av HTTPS (krypterade http-anslutningar). Instruktionerna nedan är baserade på att man använder just Feedly. För att använda Feedly krävs att man har ett Goggle-konto.

2. Logga in på ditt konto/Skapa ett nytt Goggle-konto.

3. Öppna en ny webbsida i telefonen.

4. Logga in på SchoolSoft från mobilen.

5. Klicka på MENY/ANVÄNDARE/Min profil

6. Markera "Använd RSS" och spara.

7. Klicka på länken till RSS-flödet (ditt namn/ditt barns namn) I ca 2 sekunder. Välj "Kopiera".

8. Gå tillbaks till Feedly.

9. Klicka på förstoringsglaset (sök).

10. Klicka i rutan där du ska ange din sökterm.  Välj "Klistra in".

11. Klicka "Sök".

12. Klicka på +-tecknet bredvid SchoolSoft och lägg till en kategori för att spara RSS-flödet från SchoolSoft. 

Schema

Fråga: 
Vi ska ha en resursdag och då utgår ordinarie lektioner. Hur löser jag detta bäst i SchoolSoft?
Svar: 

Antingen schemalägger du det. Gör du det i SchoolSoft så kan antingen lärarna själva skapa tillfälliga lektioner enligt undervisningen den dagen (och ställa in de ordinarie lektionerna). Eller så skapar du som ADMIN de lektioner som behövs den dagen, de kanske inte är så många.

Som ADMIN kan du ange att de ordinarie lektionerna ej ska gå i den aktuella veckan (”Visa fler alternativ” – ”Ej i vecka”). Annars är instruktionen till lärarna att bara markera dem som inställda.
Fråga: 
Datum för Nationella prov är oftast fastlagda av skolverket, det gör att proven kan ske dagar då en lärare normalt inte har undervisning med aktuell grupp. Hur görs det provet synligt i provschemat?
Svar: 

Det finns två sätt, antingen schemalägger man det Nationella provet som en lektion den enskilda veckan provet ges (och ställer också in ordinarie undervisning den tiden). Detta måste administratören göra i den vanliga schemarutinen. Med den lektionen på plats kan läraren sedan skapa en uppgift, och har man bara samma ämne på denna lektion som på ordinarie lektioner så kommer resultatet på det nationella provet att synas i lärarens resultatsammanställning.

Alternativet, om man inte vill schemalägga dessa tillfällen, är att ordinarie lärare lägger upp ett prov på godtycklig lektion i ämnet, med anger en avvikande dag och tid, vilket man kan göra på alla uppgifter (klicka på "Visa fler alternativ"). Den avvikande dagen/tiden kommer att visas i provschemat och på elevens startsida.
Fråga: 
När elever har lektionskrockar, dvs. man har dubbel-, trippel- eller quadrupellektioner, så finns ju alla dessa lektioner på elevens schema i SchoolSoft. På sådana lektioner bör redovisningsregeln vara sådan att de lärare som inte har eleven hos sig frånvaromarkerar eleven. Det underliggande systemet i SchoolSoft måste sedan känna av om samtliga samtidiga lektioner är frånvaromarkerade eller inte. Om samtliga är frånvaromarkerade så registreras frånvaro. Om någon av de samtidiga lektionerna saknar en frånvaromarkering så sker ingen frånvaromarkering.
Svar: 

Om en elev av någon anledning har dubbelbokade lektioner, vilket inte är helt ovanligt på gymnasiet, så kan han ju bara vara på en av lektionerna och får därmed frånvaro på den andra. Det är ju helt i sin ordning, eleven skall ju ha X antal timmar i varje kurs, och är han inte på lektionen så är han inte det. Om man vill kan man ju skapa en frånvaroorsak som heter "Gick på annan lektion" om man som lärare känner till det, så man kan följa upp det i statistiken, men frånvaro kommer det alltid att bli.

Dock får man ju ta med detta i bedömningen när man rapporterar till CSN, så att det inte blir indraget studiemedel på grund av allt för många dubbelbokade lektioner i schemat. Drar detta till ytterligheten, eleven har alla veckans 20 lektioner samtidigt, måndag morgon, och bara kan vara på 1 av dem så får ju eleven 95 % frånvaro! Men då kan man knappast heller hävda att eleven läser på heltid, och inte borde ha studiemedel. Skolan har ju naturligtvis en skyldighet att ge eleven chans att gå på alla lektioner.
 
Fråga: 
Vi har 5 parallella lektioner för en klass, men i schemat visas bara 4. Varför?
Svar: 

I SchoolSofts schema kan max 4 lektioner ritas ut parallellt. Om du däremot tittar på de specifika gruppernas scheman kommer du se varje lektion. Eleverna ser också sina egna lektioner. 

Fråga: 
Hur kan jag ta ut information från SchoolSoft om vilka elever som ingår i vilka grupper så att jag kan använda informationen i mitt schemaläggningsprogram?
Svar: 

Använd exporten Grupp-Personnummer under Export-import/Undervisningsgrupper. Det är en textfil som är tänkt att användas för import av elev/grupp-koppling till andra system.

Fråga: 
Kan man ha färger i schemat?
Svar: 

Det går att färgsätta ämnena i SchoolSofts schema.

Gör så här:

  1. Klicka på Ämnen i menyn UNDERHÅLL.
  2. Klicka på ett ämne.
  3. Klicka i rutan Schemafärg.
  4. Nu öppnas en färgpalett där du kan välja en färg till ditt ämne.
  5. Du kan också välja Slumpa färg eller skriva in en färgkod i RGB.
  1. I schematextfärg kan du välja om du vill att texten för ämnet ska vara mörk eller ljus beroende på vilken bakgrundsfärg du har valt.
  2. Upprepa för alla ämnen.

Om inget val görs kommer ämnena i schemat fortsätta vara vita och textfärgen vara svart.

I utskrifter visas schemats färger om man gör en webbutskrift av schemat. Färgerna syns inte i schemats pdf-utskrift. För att färgerna ska synas i webbutskrift måste man tillåta utskrift av bakgrundsfärger och -bilder. Detta görs på olika sätt i olika webbläsare. 

Studieplaner

Fråga: 
Hur lägger man till en elev till ett program?
Svar: 

Genom att gå in på ADMIN/KURS/Studieplaner och välja "Skapa ny" kan du lägga in de elever som inte ingår i något program. I den valbara listan dyker bara elever utan studieplan upp, så listan minskar allteftersom.

Man kan byta program för de elever som redan ingår i ett genom att i ADMIN/KURS/Studieplaner välja "Ändra". Betygsatta kurser kommer då att ligga kvar men elevens nuvarande kurser ändras till dem som ingår i programmet du skapat.
Fråga: 
Kan man på ett enkelt sätt lägga till flera elever på samma program?
Svar: 

Skapa en lista i Excel med en kolumn som heter "socialnumber" och en som heter "program". Fyll i med elevernas personnummer och namnet på programmet. Här är det viktigt att programnamnet är exakt detsamma som i SchoolSoft. Det blir alltså en rad för varje elev.

Namn och personnummer kan du hämta i SchoolSoft i EXPORT/IMPORT-Elev. Markera alla i rutan och klistra in i Excel, rensa de uppgifter du inte behöver.
När listan är klar går du tillbaka till SchoolSoft och till EXPORT/IMPORT-Studieplaner klicka på fliken "Import". Klistra in kolumnerna du skapade i Excel och klicka på "Importera data".

Vikarier/Ny personal

Fråga: 
Hur gör vi när en lärare slutat och en annan tar över dess tjänst och vill kunna se t.ex. resultat och omdömen?
Svar: 

Lägg in den nya läraren på den tidigare lärarens lektioner; då ser den nya läraren alla uppgifter, resultat och lektionsplaneringar. (Admin/Underhåll/Scheman).

När den nya läraren läggs in på alla lektioner framåt i tiden som den tidigare läraren skulle ha haft så kan den nya läraren närvarorapportera lektionerna.

För att se veckoplaneringar skapade av den tidigare läraren behöver denne dela planeringarna med den nya läraren. Detta kan göras av admin om denne loggar in som den tidigare läraren.

Om den tidigare läraren var mentor och den nya läraren även ska ta över mentorsskapet så lägger man in den nya läraren som mentor för mentorsgruppen som den tidigare läraren hade. (Admin/Underhåll/Undervisningsgrupper).

 

 

Fråga: 
Varför kan man inte ha vikarier mer än två veckor? Vi har en vikarie som ska vara här i ett och ett halvt år?
Svar: 

Tanken med vikariefunktionen är att den skall användas för just korttidsvikarier. Det ytterst sällan som någon vikarierar med än 14 dagar för en annan lärare. En korttidsvikarie kan inte göra någonting i SchoolSoft mer än att rapportera närvaro på lektionerna och se ordinarie lärares planeringar, uppgifter etc. De kan alltså inte ändra eller lägga till någonting.

Om man har vikarier i din mening som ersätter en lärare en hel termin skall man absolut sätta upp den som en riktig lärare precis som vanligt. Så kan vikarien själv skapa uppgifter, planeringar, rapportera resultat, sätta omdömen och betyg på elever mm. Den lediga läraren skall inte ingå i schemat, utan det är bara vikarien som skall vara med.
Fråga: 
När vi byter lärare är det viktigt att den nya läraren kan se den gamla lärarens elevresultat. Kan ni ordna det?
Svar: 

Alla uppgifter är ju som du vet kopplade till lektioner i schemat. Om du får en ny lärare som "tar över" en annan lärares grupp så skall man lägga in den nya läraren på de lektioner som den gamla läraren hade. Då kommer den nya läraren automatisk att se och kunna ändra de uppgifter (och lektionsplanering) som redan finns på lektionerna. Resultat hör ju till uppgifter och där gäller samma sak, båda lärarna kan se och ändra samtliga elevers resultat. Har man två lärare på samma lektion så delar de på resultaten helt enkelt.

Om man byter lärare mellan två terminer i samma ämne/kurs (eller oftast läsår, t ex på grundskolan), och man inte har något gemensamt schema så kommer alltid nuvarande lärare i ett ämne/kurs att se elevernas samtliga resultat i det ämnet/kursen via "Rapporter - Elevsammanställning", men man kan i det läget dock inte ändra gamla resultat.
 
Vikarier som skapas separat i SchoolSoft har begränsad funktionalitet, och är i första hand tänkt som korttidsvikarier. De kan närvarorapportera, men inte så mycket mer. Det kan se uppgifter och planeringar som ordinarie lärare gjort, men inte göra några ändringar. De kan heller inte se elevernas resultat eller andra omdömen vilket heller inte är meningen.
Fråga: 
Vi har en lärare som skall vara föräldraledig. Vikarien vill komma åt alla hennes uppgifter. Går det att byta den gamla lärarens namn och föra in den nya?
Svar: 

 

Man får aldrig återanvända ett gammalt personalkonto eftersom det påverkar all gammal historik, resultat, omdömen, frånvaro mm. Det skulle då se ut som om den nya läraren gjort allt som den gamla gjort sedan tidigare. Den nya läraren skulle också se den gamla lärarens forum­inlägg, enkätsvar mm, vilket inte heller är så lyckat.

Därför ska du absolut skapa ett nytt konto till den nya läraren. Lägg in den nya läraren på samma lektioner som den gamla så kommer både lektionsplanering och uppgifter/resultat att göras tillgängliga för den nya läraren. Både lektionsplanering och uppgifter är nämligen kopplade till lektioner och inte direkt till läraren.