FAQ - Frågor & Svar 

BETYG
BILDER
CSN
ELEV & VÅRDNADSHAVARADMINISTRATION  
ELEVDOKUMENT
ETIKETTER
FLYTTA ELEVER OCH PERSONAL MELLAN SKOLOR
INLOGGNING
INLÄMNINGSUPPGIFTER 
LOGOTYP
MATSEDEL
MEDDELANDEN
MEJLUTSKICK
MOBILT
NATIONELLA PROV
NÄRVARO
PERSONUPPGIFTSLAGEN - PUL
PLANERING 
RSS   
SCHEMA
STUDIEPLANER 
UPPGIFTER 
VECKOBREV
VIKARIER

ÖVRIGT

 

Betyg

Fråga:  Hur gör man för att föra över betyg som en elev har fått på en annan skola?
Svar: Den som är betygsadministratör på skolan kan lägga till betyg från andra skolor.
Grundskolan:
  1. Skicka efter ett nytt engångslösenord under Admin> Betyg> Betyg.
  2. Sök upp eleven och klicka ändra.
  3. Välj ett nytt ämne, skriv in lösenordet och klicka spara
  4. Betygsätt ämnet, skriv in lösenordet och klicka spara
Gymnasiet:
  1. Lägg till de kurser som eleven fått betyg i på elevens studieplan. Status på kursen ska vara "avslutad"
  2. Skicka efter ett nytt engångslösenord under Admin> Kurs> Betyg
  3. Sök upp eleven och klicka ändra.
  4. Skriv i betygsdatum, betyget och vilken skola betyget kommer ifrån.
  5. Skriv in lösenordet och klicka spara.

FRÅGA: Hur ändrar man i ett betyg efter det att läraren tryckt på knappen "klar med betygssättning"?

SVAR: Ett betyg kan ändras av betygsadministratören på skolan en månad efter betygsdatum. Skicka efter ett engångslösenord på Kurs/betyg eller Betyg/betyg. Gå sedan till ändra på det aktuella betyget, ändra betyget, skiv in lösenordet och klicka spara.

Om en elev har ett IG eller ett Streck som betyg i en kurs så kan de som är betygsadministratörer på skolan alltid ändra betyget oavsett vilket datum det är satt . Ändringen måste dock ske i två steg. Skicka först efter ett engångslöseord. Klicka sedan ändra på betyget i fråga. Ändra nu först från -/IG till blankt betyg och spara. Ändra sedan från blankt till det aktuella betyget och spara.

 

FRÅGA: Hur ändrar man i ett redan satt betyg när eleven har gjort en prövning och höjt sitt betyg? 

SVAR: En prövning får enligt Skolverket enbart ske efter det att eleven har slutat på skolan. En elev får alltså inte höja ett G, VG eller MVG under tiden eleven går på skolan. IG och betyg som saknas och läses upp under läsåret hanteras på vanligt vis. Dvs. man ändrar under KURS/Betyg efter det att man skickar efter ett betygslösenord.

Se http://www.skolverket.se/sb/d/399/a/1156 för mer information om detta.


Gör så här för att hantera och skriva ut ett prövningsbetyg:

  1. Gå till Kurs/Betyg och skicka efter ett betygslösenord genom att klicka på Skapa engångslösenord.
  2. Klicka på länken Prövningar som finns under Kurs/Betyg. Här finns alla elever som har fått betyg tidigare.
  3. Sök upp eleven som har fått ett prövningsbetyg och klicka Ändra
  4. Fyll i kursansvarig, prövningsdatum och prövningsbetyg.
  5. Fyll engångslösenordet och klicka Spara.
  6. Sök upp eleven igen under Prövningar och klicka på Visa.
  7. Klicka på Skriv ut prövningsbetyg.

Eleven ansvarar själv för att skicka sitt prövningsbetyg till VHS, detta ska alltså inte skolan göra.


 

FRÅGA: När jag skickar efter betygslösenord tar det väldigt lång tid innan mejlet kommer fram. Det är irriterande då man automatiskt blir utloggad från SchoolSoft efter en stunds inaktivitet och då måste skaffa ett nytt betygslösenord. Det beror inte på vår skolas e-postsystem då andra mejl kommer fram i stort sett omedelbart.

SVAR: Vi ingen fördröjning på vår mailserver, den svarar normalt blixtsnabbt. I något enstaka läge kan ju servern vara "upptagen", men så fort du får tillbaks meddelandet på skärmen om att ett lösenord har skickats så har det skickats från vår mailserver.
 
Om det inte kommer fram direkt så måste det fastna någon stans på vägen mellan vår dreiftsleverantörs internet och ert. Vad har ni för internetleverantör för mejlen? Titta på Header-detaljerna i mejlet du får från SchoolSoft, där brukar man kunna se när respektive server får mejlet och när nästa tar över.

 

FRÅGA: Jag får inte med några färger när jag skriver ut betyg.

SVAR: Utskriften sker via webbläsaren (t.ex. Internet Explorer eller Firefox) och det är viktigt att ställa in så att webbläsaren skriver ut bakgrundsbilder och färger! Gå in under Verktyg/Internet alternativ/Avancerat och klicka i "Utskrift av bakgrundsbilder".

 

FRÅGA: Vi är klara med betygssättningen, men eleverna kan inte se sina betyg.

SVAR: För att elever och vårdnadshavare ska kunna se betygen måste de publiceras. När alla lärare är klara med betygssättningen och betygskatalogerna är utskrivna trycker ni på länken "Publicera alla betyg satta fram till och med idag" som finns under Kurs/Betyg (gymnasiet) eller Betyg/Betyg (grundskolan).

 

FRÅGA: Jag får med information från webbläsaren när jag skriver ut mina betyg.

SVAR:  Det är mycket lämpligt att ta bort information från sidhuvud och sidfot (webbläsaren skriver ju normalt annars ut webbadress, sidnummer mm när man skriver ut en webbsida), detta görs under Arkiv/Utskriftsformat.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Bilder

FRÅGA: Kan man lägga upp bilder på eleverna i SchoolSoft?

SVAR: Ja, man kan lägga upp bilder på elever i SchoolSoft. Överallt där lärare matar in elevuppgifter visas elevens bild, exempelvis vid resultatrapportering, betygsättning och omdömen. Bilderna visas för personalen men inte för andra elever eller vårdnadshavare.

Bilderna kan antingen laddas upp manuellt via Underhåll/Elev eller så kan man ladda upp flera bilder på en gång vida Alternativ/Elevbildsuppladdning.

Vi på SchoolSoft kan också hjälpa till med bilduppladdningen.

För att bilderna ska kunna laddas upp måste de ha ett korrekt bildnamn. Listan på bildnamnen tas fram på Admin/Export-import/Elever/Exportera bildnamn. Listan kan ni sedan ge till fotofirman så ser de till att bilderna får rätt namn.

Bilderna kan också döpas på följande sätt:

* picture1234.jpg (där 1234 byts ut mot elevens id i SchoolSoft)
* 1234.jpg (där 1234 byts ut mot elevens id i SchoolSoft),
* ååmmdd-nnnn.jpg, ååmmdd+nnnn.jpg, ååmmddnnnn.jpg, ååååmmdd-nnnn.jpg, ååååmmdd+nnnn.jpg, ååååmmddnnnn.jpg (elevens personnummer i SchoolSoft).

Eleverna måste ha korrekta personnummer.

Om ni inte använder er av en fotofirma utan tar egna bilder av eleverna måste de, förutom att ha korrekt bildnamn också har rätt förhållande mellan höjd och bredd. Förhållandet bör vara ungefär 2:3, dvs en bild med bredden 80 px bör ha en höjd på 120 px.

TILLBAKA UPP IGEN


CSN

FRÅGA: Vad ska jag tänka på när jag skapar rapporten till CSN?

SVAR: Gå igenom följande innan filen till CSN skapas:

  1. CSNs skolkod måste vara korrekt uppsatt i SchoolSoft. Den består av 4-5 siffror som ni fått från CSN. Den lägger ni in under Admin/Underhåll/Skolor.
  2. Alla elever som skall rapporteras måste tillhöra ett program i SchoolSoft, annars tas de inte med. Koppla eleverna under Admin/Kurs/Studieplaner.
  3. Alla elever som skall rapporteras måste tillhöra en årskurs (1-4). Ändra under Admin/Elever eller via export/import.
  4. Programmen som eleverna är kopplade till måste ha rätt studievägskod, ex 2FR0796 Ändra under Admin/Kurs/Program

När uppgifterna är korrekta går ni in under Admin/Export-Import/Elevrapportering till CSN.
Där fyller ni datumen för läsåret och jullovet och trycker sedan på "Generera elevdata". Då skapas en lista på alla elever som kommer att skickas med till CSN. Stäm av att alla elever är med. Därefter trycker ni på "Exportering CSN" så laddas filen ned som ni skall bifoga till CSNs webbplats. Spara den på datorn och ladda sedan upp den på CSNs webbplats.

TILLBAKA UPP IGEN


 

Elev- och vårdnadshavaradministration

FRÅGA : Hur ger man en vårdnadshavare, med flera barn, en inloggning?
SVAR: Antingen går man in på en vårdnadshavare (ADMIN/UNDERHÅLL/Vårdnadshavare) och där kan man lägga till eller ta bort kopplingar till en eller flera elever.
Omvänt kan man gå in på en elev och lägga till eller ta bort vårdnadshavare, här talar man också om hos vilken förälder eleven är mantalsskriven.
När föräldern sedan loggar in så kan han eller hon ange vilket användarnamn som helst för de barn man har kopplade till sig, och sitt egen lösenord. Den elev man väljer blir den elev man först ser när man kommer in i SchoolSoft, och sedan finns övriga barn i en lista i övre menyn som man kan välja ur.
Vi skapar ju normalt ett vårdnadshavarekonto till alla elever, utan hänsyn till syskon. Det får ni på skolan själva pussla ihop. Men om man har två syskon så finns ju två vårdnadshavare som default, och lägger man till båda eleverna till det ena vårdhavarekontot så bör man helt ta bort den andra vårdhavaren ur SchoolSoft.
Här är en instruktion i hur man gör så du har det till nästa gång.
  1. Välj vårdnadshavare under Admin. 
  2. Välj den vårdnadshavare dit ett syskon ska kopplas.
  3. Längst ner kan man ur en lista välja den nya eleven.
  4. Spara, så ser du att de nu är vårdnadshavare för bägge eleverna.
  5. Välj nu vårdnadshavare igen.
  6. Välj den vårdnadshavare som autoskapades åt den nya eleven och som ska tas bort.
  7. Ta nu bort kopplingen till den eleven och Spara.
  8. Välj vårdnadshavare igen och klicka på länken till höger "Ta bort vårdnadshavare som saknar elever" för ta bort dem ur SchoolSoft.

På liknande sätt kan man lägga till en vårdnadshavare till en elev om eleven har separerade föräldrar. Då utgår man från eleven.

FRÅGA: Expeditionen får e-mail med information om adress- och telefonändringar som lärare och vårdnadshavare har gjort i SchoolSoft samt infobrev från SchoolSoft. Hur kan man avsluta den här tjänsten?
SVAR: Det beror på att expeditionen är uppsatt som "Emailadress till expeditionen" under Admin/Inställningar/Parametrar/Systemparametrar. Det är går bra att ta bort emailadressen om ni inte vill ha dessa infomail. Tjänsten är till för att informera er om att vårdnadshavarna gjort en ändring på sig själva.
FRÅGA: När jag går in som förälder och tittar på vad som står i hjälpen ang Min profil får jag inte det att stämma med vad som verkligen visas när man bockar av resp för "Jag vill INTE att min adress och ............"  Jag skulle vilja att föräldern själv får välja om elevens resp deras egna uppgifter ska visas eller ej. Som det är nu så kan bara föräldern bestämma över sin egen profil och det är vi i skolan som måste avgöra om elevens adress uppgifter ska synas eller ej.
SVAR: Om inte eleven har några adress och telefonuppgifter så får de de uppgifter som vårdnadshavaren angivit i sin profil. När vårdnadshavaren ändrar så ändras följaktligen uppgifterna på eleven. Om vårdnadshavaren då markerar "Jag vill INTE visa min information för andra elever och vårdnadshavare" så gäller det eleven också.
Om man väljer att ha adress och telefonuppgifter på eleven så måste administratören markera på eleverna att endast namn ska publiceras.
Om man väljer det sistnämnda så kan man genom att i Systemparametern "Emailadress till expeditionen" fylla i en emailadress dit man får en notering varje gång en förälder går in och ändrar i sina uppgifter. Man får dock ingen notis om huruvida vårdnadshavaren ändrat flaggan ovan. 
FRÅGA: När vi tar bort elevens adress och telefonnummer från elevkortet och istället skriver in det under fliken vårdnadshavare (när det är samma) saknas ju dessa uppgifter för eleven vid t.ex. en export till en Excel.
SVAR: När man använder SchoolSoft fullt ut som ett elevadministrativsystem bör man ange elevens adress direkt på eleven, så att det är skolan som "äger" den informationen. Eftersom föräldern själv fyller i sin adress vet man inte alltid vad han/hon anger. Skolan har en skyldighet att ha korrekt adress till eleverna.
Funktionen vi har i SchoolSoft att man får förälderns adress till eleven automatiskt används i först hand när skolan/kommunen har ett separat elevadministrativsystem eller folkbokföringssystem, och man i SchoolSoft bara vill ha adressen som kontaktinfo.
TILLBAKA UPP IGEN

 

Elevdokument

FRÅGA: Hur publicerar jag en mall för utvecklingssamtal till alla elever? Mentorerna skall sedan hantera infon från resp elev men det går väl att skapa för alla på en gång? Jag hittar inte hur jag ska göra detta.
SVAR: När det nu är dags för samtalen så går mentorn till ELEVDOKUMENT/Utvecklingssamtal på startsidan och skapar ett nytt elevdokument med sin mentorsgrupp som mottagare. Alternativt skapar ADMIN ett elevdokument för varje mentorsgrupp på samma sätt fast från ADMIN.
Nu har mentorerna ett pågående elevdokument som de bevakar genom att på samma ställe klicka på "Elev". De får då upp en matris med alla elever och i takt med att de fyller i så byts kryssen, ”V” och "E" ut mot en grön bock. De ser vad eleven fyllt i igenom att klicka på bocken och en fullständig rapport genom att klicka på skrivarsymbolen.
Om ämnesläraren ska fylla i något så kommer alla resultat och all närvaro att presenteras när de ska fylla i sitt omdöme.  Senare kommer även gamla omdömmen att visas här. Mentorn har tillgång till uppgifterna via "Elevkortet". Om ni gör formulär som ni i mallen kopplar till ämneslärarna så kommer de att presenteras på samma sätt som elevens omdömmen och allt sammanställs i rapporten som skapas när man trycker på skrivarsymbolen. På samma sätt är det med mentorsformulär och uppföljning.
Möjligheterna är stora och jag hoppas att du ser hur det bäst passar för er att använda SchoolSoft.
FRÅGA: Vi ska snart släppa ut utvecklingssamtalen på SchoolSoft. Man ska ange en period för detta och jag förstår av anvisningarna att den avser tiden för själva samtalen. Vad regleras egentligen av dessa tidsangivelser?
SVAR: Datumen är bara till för information och vår tanke är att de skall spegla själva träffarna med föräldrarna, så man måste vara klar lite innan.
Om man slår på parametern som säger att eleverna endast kan skriva eget omdöme innan utsatt tid, så avser det från-och-med datumet.
FRÅGA: Hur går jag tillväga för att skapa formulär för utvecklingssamtal?
SVAR:
  1. Börja med att skapa frågor.
  2. Koppla sedan ihop dessa frågor i ett formulär.
  3. Sista steget är att sätta ihop en "mall". Till en mall kan man kan man koppla formulär till Ämneslärare, Mentorer, Elever, Vårdnadshavare samt utvecklingsdokument. Du kan koppla formulär till en eller flera av dessa grupper.
  4. Själva elevdokumentet skapas först när man går in på "Utvecklingssamtal" och klickar på "Skapa elevdokument". Om du i mallen angivit en nyhetstext så går en nyhet ut till de grupper som du angivit. Dessa kan då gå in och "Lämna omdöme" i formulären du skapat (under rubriken ELEVDOKUMENT på startsidan).

Vilka ämneslärare som får lämna omdöme styrs av elevschemat.

Om du vill testa detta utan att det skickas nyheter så kan du skapa ett utvecklingssamtal till endast en elev.
De exportrutiner som finns i till elevdokument är "Rapport" under ELEVDOKUMENT på ADMIN. Där kan du exportera alla svar på er fråga.
FRÅGA: En elev har bytt grupp efter vi skapade elevdokumenten. Hur gör jag för att hon ska hamna i rätt grupp?
SVAR: Om en elev har bytt grupp efter det att elevdokumentet är skapat måste du uppdatera elevdokumentet. Detta gör du på Admin/Elevdokument/Utvecklingssamtal (om det är det elevdokumentet du ska uppdatera). Sök upp mentorsgruppen det gäller och klicka på elev. Längst ner finns en länk " Uppdatera elevdokumentets elever och ämnen". Klicka på den så ska det rätta till sig. Gör detta både i den nya och den gamla gruppen.
FRÅGA: Kan man använda elevdokumenten till något annat än utvecklingssamtal och IUP? Vi vill använda oss av åtgärdsprogram. Hur kan ett sådant dokument se ut och hur gör man det rent praktiskt? Är det någon skola som idag använder sig av det?
SVAR: Ja, vi har en del skolor som använder sig av elevdokumentfunktionen till åtgärdsprogram.
De har då skapat ett särskilt formulär med frågor om t ex närvaro, resultat och fritextrutor om nuläge och åtgärd.
Formuläret kopplar man sedan till en mall av typen åtgärdsprogram (läggs upp under ADMIN/INSTÄLLNINGAR/Kodvärden/Användarkoder/
Elevdokumentation: Typ) Man kan antingen lägga formuläret som ett mentorsformulär för mentorn att fylla i, eller som ämnesformulär, där ämneslärarna kan fylla i den under "Lämna omdöme".
Mentorn eller admin skapar sedan åtgärdsprogrammet genom att klicka på ELEVDOKUMENT/Åtgärdsprogram/Skapa elevdokument. Där kan man i "Visa fler alternativ" skapa dokumentet till enstaka elever.
FRÅGA: Kan man använda elevdokumenten för att skapa en loggbok?
SVAR: Jag tycker att det blir väldigt bra om man skapar ett formulär, namn "loggbok", med en fråga med fritextruta för varje vecka; "vecka 1", "vecka 2" eller månad; "januari", "februari"  osv. 
Skapa sedan en Elevdokumentstyp (ADMIN/Alternativ/Användarkoder/Elevdokumentation;Typ) som heter "Loggbok".
Skapa en mall med den typen och formuläret ovan som elevformulär, lärarformulär och eventuellt mentorsformulär om mentorn ska fylla i.
Skapa en "Loggbok" per klass som du publicerar direkt.
FRÅGA: När man som  mentor, vill kontrollera ifall samtliga undervisande lärare fyllt i omdöme om alla elever i klassen så kan får idag upp en sida med gröna bockar (omdöme lämnat) alt röda kryss (omdöme ännu ej lämnat). Skulle man inte kunna tänka sig att istället för den gröna bocken ha betygsomdömet som symbol? Att det alltså kan stå ”IG”, ”G”, ”VG” eller ”MVG” redan på denna översiktssida. Skulle gå väldigt snabbt att få en bra överblick då och man ser väldigt tydligt vilka elever som ligger illa till i många kurser.
SVAR: Eftersom hela elevdokumentfunktionen är helt dynamisk, där man själv definierar frågor och formulär finns det ingen möjlighet att plocka upp ett enskilt svar att ersätta den gröna bocken med. Det är ju inte ens säkert det finns en fråga med flera val. Så bockarna kommer att finnas kvar. Däremot funderar vi på att bygga en rapport där mentorn kan fråga på en enskild fråga (utifrån de som finns på just dennes elevdokument), exempelvis Betyg i ditt fall, och då få en rapport där svaren på den frågan står i respektive elev/ämnes-ruta. Men då kan man också välja en fritextruta, och då få fritexten utskriven. Det som är lite bökigt är om man använder olika frågor i olika ämnen bara, då får man bara ta ut rapporten för ett ämne i taget.
FRÅGA: Vi tänkte köra vår föräldraenkät på SchoolSoft i år. Vi vill att föräldrarna ska svara på en enkät/barn. När nu föräldrarna som har flera elever på skolan loggar in och ska fylla i för sitt andra barn så ligger ju svaren inlagda för det första. Om de tar bort dessa svar, försvinner de då eller är det så de måste göra för att kunna fylla i för båda?
SVAR: Enkäter är tänkta för allmänna enkäter till enskilda individer, både personal, elever och föräldrar. Det finns ingen koppling mellan föräldrar och elever i själva enkäten, så det går inte att få föräldrarna att svara flera gånger på samma enkät för olika barn.
Om man ändå vill ha en enkät där föräldrar svarar en gång per barn får man i så fall anpassa formuläret så att frågorna upprepas för två eller tre barn, i vart fall de frågor som är direkt relaterade till barnen. Alternativet är att man skapar en enkät per klass, så kan föräldern svara på flera enkäter, en för varje barn i varje klass. Nackdelen med detta är att man då inte kan sammanställa alla svar på skolan, utan att man får sammanställa svaren klass för klass.
 
TILLBAKA UPP IGEN

Etiketter

FRÅGA: Varför förskjuts etiketterna när jag skriver ut dem från SchoolSoft?

SVAR: Etiketterna i SchoolSoft ska skrivas ut på etiketter som rymmer 3 x 8 = 24 etiketter. Etiketterna ska vara i storlek 3,6 cm * 7 cm. Om etiketterna förskjuts i arket måste sidskalan ändras innan utskrift. Välj Skriv ut: Sidskala: Ingen

På engelska: Print: Page Scaling: None

TILLBAKA UPP IGEN

 

Flytta elever och personal mellan skolor

FRÅGA: Hur gör man för att lägga till personal som redan finns inlagd på en annan skola?

SVAR: Det går att kopiera ett personalkonto mellan två skolor som har SchoolSoft i samma organisation (kommun, friskolekedja). Då kan personalen logga in på alla skolor med samma användarnamn och samma lösenord. Väl inne i SchoolSoft finns en rullist där personalen kan välja vilken skola som hon eller han ska jobba med.

1. Fyll i namn och personnummer på den nya skolan. Det är viktigt att namn och personnummer ser exakt likadana ut på bägge skolorna, annars kommer det skapas en dubblett.
2. Klicka Spara.
3. Du kommer nu få varningen " En lärare med personnumret finns redan på en annan skola, dess uppgifter har kopierats". För att bekräfta detta tryck på Kopiera annars på Avbryt.

OBS! Det är viktigt att du inte fyller i namn först och sparar och sedan fyller i personnummer. Då kommer kontot inte kopieras.

 

FRÅGA: Hur gör man för att byta skola på en elev?

SVAR: Det går att flytta ett elevkonto mellan två skolor som har SchoolSoft i samma organisation (kommun, friskolekedja). När en elev flyttas följer alla uppgifter på eleven med till den nya skolan.

Elever flyttas med hjälp av Export/Import-funktionen.

1. Inaktivera eleven på den gamla skolan.
2. Öppna ett nytt Excel-dokument.
3. Skriv in ordet socialnumber i första rutan.
4. I rutan under skriver du in elevens personnummer.
5. Gå till Admin/Export-Import/Elever på den nya skolan.
6. Klicka på fliken Import.
7. Sudda ut allt som står i rutan.
8. Kopiera informationen från Excel och klistra in i SchoolSoft.
9. Klicka på Importera data.
10. Eleven är nu flyttad från den gamla skolan till den nya.

Om ni känner er osäkra på Excel eller på SchoolSofts Export/import-funktion går det också bra att skicka ett mejl till support@schoolsoft.se med elevens namn, personnummer, nuvarande skola och ny skola. Det är viktigt att eleven först är inaktiverad på den gamla skolan.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Inloggning

FRÅGA: En elev på skolan  har satt i system att försöka logga in på olika användares användarnamn (han vet ju att det är 3 + 3 som gäller för de allra flesta). Efter ett antal försök blir han ju ”utspärrad” och det går inte att ta sig in. Nu gör han inte detta för att försöka komma in, utan bara för att ”jäklas” med andra, så att de blir utestängda.
SVAR: Vi känner till fenomenet, men det har faktiskt egentligen aldrig blivit nån grej av det ännu. Ni bör ju diskutera detta med era elever, det är ju samma typ av beteende som ex klotter och annan skadegörelse, med den skillnaden att eleven känner sig anonym. Om vi vet vem som har blivit drabbad kan vi ju alltid leta reda på IP-adressen som vi loggar, och är det inte en IP-adress på skolan kan ni ju polisanmäla för försök till dataintrång, och därmed få reda på vart IP-adressen leder. Men det är ju väl drastiskt, även om det är möjligt. Hittills har som sagt detta aldrig varit något problem.
Sen finns ju möjligheten att snabbt få ett nytt lösen via email, så det är ju hanterbart för lärarna. En variant som inte är så dum är att hänga på en siffra bakom användarnamnet ökrliu13, så kommer elevernas försök att misslyckas i betydligt större utsträckning. Vi är dock tvingade att ha kvar en spärr efter x felaktiga inloggningar, annars finns risken att man bygger programkod som i all oändlighet testar alla tänkbara lösenord.
FRÅGA: Som vårdnadshavare kan vi inte logga hemifrån, men såväl jag som min fru kan göra det från våra respektive arbeten. Uppkopplingen till internet hemifrån fungerar perfekt och vi har inga andra kända problem.
SVAR: Om ni inte får upp någon sida alls kan felet bero på att ni har en webbläsare som inte klarar av 128-bitars kryptering. Prova i så fall att uppgradera webbläsaren till senaste verisionen (exempelvis Internet Explorer, Firefox, Opera).
Om ni får upp inloggningssidan, men inte kommer in ändå trots att ni skriver in rätt användarnamn och lösenord, så kan felet bero på att ni har en för hög "sekretess" inställning i webbläsaren. Man måste minst tillåta det som kallas "sessions cookies" för att kunna använda SchoolSoft, och det normala är att man har "Medium" som sekretess inställning i webbläsaren (i Internet Explorer ställer man in detta under Verktyg/Internet Alternativ och väljer fliken Sekretess).
Båda dessa inställningar är inget konstigt, utan behövs på många ställen på webben, exempelvis om man använder en Internet-bank.
FRÅGA: På skolan har vi vårdnadshavare som vill ha ett mejl när nyhet, aktiviteter m.m. publiceras som berör deras barn. Är det något som kommer?
SVAR: Vi har i dagsläget inga planer på att bygga en sådan funktion. Själva idén med SchoolSoft är att föräldrarna skall logga in och aktivt hålla koll på vad som pågår på skolan. Vi tycker inte det är ett orimligt krav att ställa på föräldrarna att några gånger i veckan logga in och se vad som händer. Vidare riskerar det att bli väldigt många mejl varje dag om skolan använder SchoolSoft fullt ut och då skulle poängen med mejlutskicket gå om intet.
FRÅGA: Jag blir utloggad så ofta när jag jobbar med SchoolSoft. Kan man förlänga tiden?
SVAR: Eftersom SchoolSoft är ett webbaserat system som dessutom används av många samtidigt så måste finnas en gräns för hur länge man är inloggad utan att vara aktiv. Därför loggas man ut ur systemet efter 30 min utan aktivitet. Aktiv är man när man t. ex. klickar "Spara" eller på annat sätt klickar runt i systemet och därmed ber servern arbeta. När man skriver i en ruta så arbetar inte servern, man bör alltså, precis som vanligt när man arbetar med något, tänka på att spara då och då.
Efter 25 minuters inaktivitet dyker en varning upp på alla administratörssidor samt de sidor där lärarna fyller i elevdokument, enkäter, planeringar och resultat. Om läraren vill fortsätta vara aktiv i systemet klickar läraren på ok och sparar sitt arbete. Om tiden gått ut d.v.s. om 30 min har passerat sedan läraren var aktiv i systemet så kan nu läraren ange sitt lösenord och fortsätta arbeta på samma ställe.
 
TILLBAKA UPP IGEN

 

Inlämningsuppgifter

FRÅGA: Hur länge kan eleverna lämna in sina arbeten?

SVAR: Tom det klockslag då lektionen börjar.

 

FRÅGA: Jag vill att eleverna ska lämna in sina arbeten vid ett tillfälle som inte är bundet till en lektion, hur gör jag då?

SVAR:  När du skapar uppgiften klickar du på ”Visa fler alternativ”. Där kan du välja en annan dag eller tid för uppgiften. Den dag och tid du väljer där blir sluttiden för eleven att lämna in sin uppgift.

 

FRÅGA: Vad händer med uppladdade filer när läsårsarkiveringen görs?

SVAR: Alla bifogade filer (nyheter, planeringar, inlämningsuppgifter mm) rensas vid arkiveringen. Se därför till att alltid spara en kopia på datorn.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Logotyp

FRÅGA: Hur gör jag för att få skolan logotyp på utskrifter från SchoolSoft?

SVAR: För att aktivera logotypen vid utskrift samt bestämma var på sidan den ska synas, gå till Admin/Alternativ/Användarinställningar/ Utskrift: Skriv ut logotyp. Välj mellan Avstängd, Vänsterjusterad, Centrerad eller Högerjusterad. Det förinställda läget är Avstängd.

Logotypen kommer att synas på alla utskrifter från SchoolSoft förutom på betyg och på betygskataloger då skolverket har ett regelverk kring utseendet på dessa.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Matsedel

FRÅGA: Hur använder man matsedeln?

SVAR: Gör så här:

  1. Aktivera matsedeln på ADMIN/Alternativ/Systeminställningar/Använd matsedel.
  2. Välj vilka olika kategorier som ska visas i matsedeln, exempelvis "Dagens lunch" och "Dagens vegetariska lunch" under ADMIN/Alternativ/Användarkoder/Matsedel: kategori.
  3. Välj vem eller vilka som ska underhåll matsedeln på ADMIN/Underhåll/Personal/Välj en personal/Ändra/Visa fler alternativ/ Kryssa i rutan "Underhåll av matsedel".
  4. De personer som nu har underhållsrättigheter till matsedeln får upp länken "Ändra matsedel" när de klickar på "Matsedel" i vänstermenyn på startsidan.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Meddelanden

FRÅGA: Hur använder man meddelandefunktionen?

SVAR: Kontakta först support för att få funktionen påslagen. Skolan måste först bestämma vilken typ av kommunikation ni vill göra möjlig. Välj mellan:

1. Personal på skolan kan skicka meddelanden till varandra.
2. Personal kan skicka meddelanden till alla på skolan. Elever och vårdnadshavare kan svara på ett meddelande om läraren/skolpersonalen väljer att låta dem göra det.
3. Personal kan skicka meddelanden till alla på skolan. Elever och vårdnadshavare kan initiera ett meddelande till personal på skolan.

När detta är gjort kan du skicka ett meddelande genom att klicka på länken under rubriken "Meddelanden" på startsidan. Klicka på Nytt meddelande, välj vem eller vilka som ska få meddelandet, skriv ditt meddelande och klicka på Skicka. Du kan välja att skicka meddelandet till både elever, vårdnadshavare och personal på skolan.

Om du inte vet namnet på en viss elevs vårdnadshavare väljer du eleven i listan och klickar på länken "Lägg till elevernas vårdnadshavare" om du vill skicka både till eleven och vårdnadshavaren eller "Ersätt elever med sina vårdnadshavare" om du bara vill skicka till vårdnadshavaren.

Beroende av vilken typ av kommunikation skolan har valt, kan mottagarna eventuellt svara på ditt meddelande. Det är inte möjligt för elever och vårdnadshavare att skicka meddelanden sinsemellan då det alltid måste finnas en personal från skolan med i kommunikationen.

I Inkorgen ser du meddelanden som skickats till dig, i Skickade ser du meddelanden du skickat och i Papperskorgen ser du meddelanden du har tagit bort.

TILLBAKA UPP IGEN

Mejlutskick

FRÅGA: När jag gör mejlutskick från undervisningsgrupperna och kopierar alla mejladresser blir de kommaseparerade. I mitt mejlprogram ska de vara semikolonseparerade så jag får justera alla för hand.

SVAR: I SchoolSoft är adresserna både kommaseparerade och semikolonseparerade så att det ska fungera både för MAC och PC. Om du kopierar informationen i rutan får du adresserna kommaseparerade men om du istället klickar på någon av länkarna "Skicka e-post till alla elever i gruppen" eller "Skicka e-post till alla elevers vårdnadshavare" får du mejladresserna separerade med semikolon. Du kan till och med kopiera någon av länkarna "Skicka e-post till alla elever i gruppen" eller "Skicka e-post till alla elevers vårdnadshavare" och klistra in i Outlook så får du alla mejladresser separerade med semikolon.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Mobilt

FRÅGA: Kan man logga in i SchoolSoft i mobilen.

SVAR: Ja, det finns en inloggningssida i SchoolSoft som är anpassad för att visas i mobiltelefonen.

Vårdnadshavare, elever och personal som vill använda SchoolSoft går till adressen smsX.schoolsoft.se/skolansnamn/m. SchoolSoft i mobilen finns i dagsläget inte för administratörer.

X=den siffra som ni finns i adressen som ni använder för inloggning i SchoolSoft.

TILLBAKA UPP IGEN

 

 

Nationella prov

FRÅGA: Hur hanterar man de Nationella proven i SchoolSoft?

SVAR: Alla grundskolor som använder betygsmodulen i SchoolSoft kan också skapa en rapport till SCB i programmet.

Funktionen gör det möjligt för lärarna att själva rapportera sina resultat. Administratören på skolan kan sedan ta ut en fil som skickas till SCB.


Gör så här:

  1. 1. Klicka på Admin/Betyg/Nationella prov
  2. Skapa en period för rapportering av Nationella prov. Namnge perioden "Nationella prov vt-10" eller liknande. Sätt upp ett start- och slutdatum för lärarnas möjlighet att rapportera resultaten på de nationella proven.
  3. Om NO för år 9 ska rapporteras väljer du vilket ämne som ska rapporteras. Klicka sedan Spara. Om du har valt fel ämne och lärarna redan har rapporterat resultaten kan du byta ämne och sedan måste lärarna spara sina resultat en gång till.
  4. För att systemet ska veta vilka lärare som ska rapportera vilka ämnen måste Ma, Sv, En och NO kopplas till skolverkets betygsämnen. Detta gör du under ADMIN/Underhåll/Ämnen. Klicka Ändra på de aktuella ämnena och koppla till rätt betygsämne.
  5. Om år 9 på skolan inte läser ämnet NO utan istället Bi, Fy och Ke måste du koppla de ämnena till rätt betygsämne. 
  6. Eleverna måste vara uppsatta på rätt år. Du ändrar detta på Admin/Underhåll/Elev.
  7. När perioden är aktiverad ser du en högermeny med rapporteringarna i de olika ämnena. Här kan du som är administratör fylla i resultaten.
  8. När perioden är aktiv på skolan får alla lärare länken Nationella prov under menyn Betyg. Enbart de lärare som undervisar elever i nationella prov-ämnen i år 3 (Ma och Sv), år 5 (Ma, Sv och En) och år 9 (Ma, Sv, En och No) har möjlighet att rapportera elevernas resultat på ämnesproven. Övriga lärare kommer till en tom sida om de klickar på länken.
  9. När lärarna rapporterar betyder tomma fält att eleven ej deltagit i provdelen. 0 betyder 0 poäng. Kommentarsfältet bredvid resultatrapporteringen används enbart för lärarens eget bruk. Kommentarsfältet exporteras inte till SCB och det syns inte för elever eller vårdnadshavare. När lärarna sparar första gången kommer de elever som inte har något inskrivet resultat automatiskt få resultatet "Ej deltagit".

Funktionen för nationella prov används enbart för rapportering till SCB och följer deras mall. Därför kan man bara resultatrapportera de delar som SCB valt att samla in.


Obervera att resultaten inte kommer att synas för elever eller vårdnadshavare. Om elever och vårdnadshavare ska kunna se resultaten, eller om lärarna vill se dem i samband med betygssättning, måste lärarna göra en vanlig uppgift och resultatrapportera denna.


När lärarna har rapporterat kan skolans administratör ta ut en rapport i respektive ämne och ladda upp den på SCB:s hemsida.


I SchoolSoft kommer en rapportfunktion under våren 2010. Denna gör det möjligt för administratören att ta ut rapporter även från gamla provtillfällen. Lärarna kommer inte att se sina gamla resultat efter läsårsarkiveringen.

TILLBAKA UPP IGEN

 

Närvaro

FRÅGA: När jag väljer att skriva ut närvarorapporter i färg ser jag inte några fäger på utskriften.
SVAR: Inställningen "skriv ut bakgrundsfärger och bilder" måste vara aktiverad på datorn. I Explorer: Gå till ”Verktyg/Internet-alternativ/ därefter "Avancerat” och markera alternativet ”Utskrift - Skriv ut bakgrundsfärger och bilder.
FRÅGA: Går det att ställa in så att alla elever är frånvarande när man närvarorapporterar?
SVAR: Ni kan själva bestämma om ni vill rapportera frånvaro eller närvaro. Gå in på ADMIN/Ämne, välj det aktuella ämnet och sätt en bock i "Rapportera närvaro". Eleverna kommer då att vara frånvarande från lektioner med det ämnet tills annat rapporterats.
FRÅGA: Vad är det för skillnad på "Frånvaroanmälan" och "Lektionsrapportering"?
SVAR: När man rapporterar en lektion finns endast möjlighet att ange Närvaro, Frånvaro eller en närvaroorsak med kommentar (sen ankomst, inget material med etc). Man kan inte tala om orsaken till frånvaro, för normalt vet ju inte läraren om orsaken, han/hon skall bara tala om att eleven inte var där.
Om frånvaron är planerad skall man istället lägga in en frånvaroanmälan, antingen hela dagen eller del av dag. Där talar man om orsak, körsång, sjuk, eller vad det nu är. När man väl har gjort det så kommer den orsaken att visas när läraren rapporterar sin lektion. Oftast är det ju olika personer som lägger in frånvaron och som rapporterar lektionen.
Om det är läraren själv som får redan på att eleven skall gå på körsång så får han först gå in och frånvaroanmäla eleven, och sedan gå in och rapportera lektionen. Det blir två steg, men fördelen är att läraren frånvaroanmäler hela den tiden eleven planerar att vara borta, det kan ju vara flera lektioner, och då blir det automatiskt rätt för nästa lärare som skall rapportera nästa lektion.
FRÅGA: När man sätter ”ej aktiv närvaro” eller ”utan material” och sedan markerar hela lektionen i tid (50 min) och sedan ska få statistik om närvaro på alla lektioner via ”frånvaro” och sedan väljer för ”ämne” då blir det helt olika resultat beroende på om man väljer ”timmar” eller ”lektioner”. Jag testade och då stod det 3 timmar frånvarande men när jag klickade i ”lektioner” istället så visade den 0 lektioner.
SVAR: Det är inte så konstigt som det ser ut. Om man väljer en "närvaro" orsak (ej aktiv, sen ankomst, utan material på er skola) så räknas lektionen som sådan som en närvarolektion. Dock reduceras antalet närvarominuter på lektionen med de minuter man eventuellt själv anger i den separata kolumnen för minuter. Man skall alltså inte ange 50 minuter "ej aktiv" om eleven är närvarande på hela lektionen men ej aktiv, utan då får man i så fall skriva en kommentar om att eleven ej var aktiv hela lektionen i kommentarsrutan. Tanken med minuter rutan är att där kan man ange den tid eleven INTE var på lektionen, han kom sent eller gick tidigt, och den tiden räknas av från total närvaro.
När du tittar i din rapport så är antalet lektioner med frånvaro 0 (eftersom orsakerna ovan räknas som närvaro), men tittar du däremot på timmar så räknas de minuter som du explicit angivit som frånvaro och därför får du 3t frånvaro, trots 0 lektioner.
FRÅGA: Om en lärare rapporterar en elev som närvarande på en lektion trots att denne var frånvarande och mentor sedan rapporterar föranmäld frånvaro för denne elev, ändras det då till gult för eleven, eller står det kvar som grönt?
SVAR: Ja, det kan det göra. Om man går in på "Del av dag" så ser man exakt det som rapporterats och kan ändra hur man vill, närvaro, frånvaro etc. OBS om man går in som en vanlig lärare direkt under Närvaro/Frånvaroanmälan så kan man inte korrigera redan rapporerade lektioner bakåt i tiden, förutom de som rapporterats idag och igår, plus lägga in anmälningar framåt i tiden. Går man in som mentor kan man korrigera hur långt tillbaks i tiden som helst.
Om man går in på " Hel dag" så skriver den generellt inte över redan rapporterade lektioner, förutom ett specialfall när man går in som vanlig lärare så kan man korrigera redan rapporterade lektioner samma dag. Man får då kryssa i en ruta när man anmäler, och man ser även lektioner som redan rapporterats längst ned. Som mentor korrigeras inget när man anmäler hela dagar.
FRÅGA: Elevlistan stämmer när jag går in vi admin men när läraren tar upp samma lista för att föra in närvaro får hon upp elever som inte finns i adminlistan.
SVAR: Det finns bara en uppsättning grupplistor, så ser de ut på ett sätt i admin ser de garanterat ut exakt likadant hos lärarna. Men det man skall komma ihåg är att när man rapporterar en lektion så sparas gruppsammansättningen på just den lektionen, den veckan. Om Kalle finns i SP1A v10, och en lektion har rapporterats, och sedan tar man bort Kalle ur gruppen SP1A, så finns Kalle fortfarande med på den rapporterade lektionen. Om man i det läget gör lektionen orapporterad, och börjar om, så kommer inte Kalle längre att vara kvar (men då tar man ju bort alla elevers ev frånvaro den veckan, så gör det inte av misstag).
Om en elev har fått frånvaro på en lektion, men inte borde ha varit med på lektionen just då, och nu inte heller finns med i gruppen, så kan mentorn gå in på eleven, Frånvaroanmälan, del av dag. Där finns det då ytterligare ett frånvaroalternativ "TA BORT LEKTION", som gör att eleven helt tas bort från lektionen den veckan, han får varken närvaro eller frånvaro.
TILLBAKA UPP IGEN

Personuppgiftslagen - PUL

FRÅGA: Har SchoolSoft någon PUL-rekommendation?

SVAR: Inför framtagandet av SchoolSoft talade vi med Datainspektionen om PuL mm. Vi kom gemensamt med dem fram till i SchoolSoft behandlas endast uppgifter som skolan behöver för sin verksamhet (ur ett PUL perspektiv). I SchoolSoft ska INTE så kallade känsliga personuppgifter hanteras. Därmed kan information behandlas i SchoolSoft utan vårdnadshavare/elevers samtycke. Vidare är den typ av inloggning och säkerhet vi har i SchoolSoft tillräcklig.

Personuppgiftslagen (PuL) innehåller en rad bestämmelser som är viktiga att känna till för skolor som använder sig av IT-stöd i elevadministrationen. Datainspektionen har därför tagit fram en checklista som kort sammanfattar några av de viktigaste punkterna som skolor måste tänka på när de behandlar personuppgifter. I detta dokument följer vi Datainspektionens checklista och ger vi förslag på vad skolorna bör tänka på när det gäller användandet av SchoolSoft.

Det som framgår av Datainspektionens checklista är att skolan är ansvarig för den information som läggs in i systemet och vi rekommenderar stark att varje skola tar fram en Policy över vilken information som ska lagras i systemet. SchoolSoft är ett kommunikation och elevadministrativt system och ingen känslig information ska lagras i systemet. Enligt PuL är känsliga personuppgifter sådana som avslöjar etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse, medlemskap i fackförening eller som rör hälsa eller sexualliv.

Vi rekommenderar även att man tar fram en ”SchoolSoft policy” som ger riktlinjer för vad och hur man skriver i systemet. Detta ger även en kvalitetssäkring att alla användare har en gemensam utgångspunkt för hur systemet ska användas.

Läs gärna mer i SchoolSofts riktlinjer kring PUL.

Image SchoolSofts riktlinjer kring PUL.pdf (52,5 kB)

TILLBAKA UPP IGEN

 

Planering

FRÅGA: När man skriver i "Veckoplaneringen" vill jag kunne se hela texten istället för att ha en ruta med bläddringspilar i vertikal led.
SVAR: Vi måste tala om för Explorer hur många rader som skall visas i en textruta. Det är möjligt att vi skulle visa fler än de 5 rader vi visar idag, men vi måste ha ett konstant antal rader. Om du går in på VISA eller Utskrift, så ser du all text.
TILLBAKA UPP IGEN

RSS

FRÅGA: Vad är RSS och finns det i SchoolSoft?

SVAR: Det finns stöd för RSS-feed i SchoolSoft.

Det innebär att elever och vårdnadshavare kan få uppdateringar om vad som händer i SchoolSoft via en RSS-läsare i i exempelvis epost-klient eller mobiltelefon. Det man ser i flödet är i princip samma saker som man ser på sin startsida. Man kan se när man fått en uppgift, nyhet, aktivitet, frånvaro, meddelanden och resultat. Det enda man kan se i sin helhet är nyheter och aktiviteter. Allt annat måste man logga in i SchoolSoft för att ta del av.

Om RSS-funktionen är aktiverad på skolan så kan elever och vårdnadshavare aktivera sina egna RSS-flöden genom att bocka i Använd RSS i Min profil. När man klickar på Spara så får man som elev upp en länk nedanför checkboxen som leder till elevens privata RSS-flöde. Vårdnadshavarna får en länk per barn.

Hur länken sedan hanteras beror på vilken RSS-läsare man använder.

Kontakta support@schoolsoft.se om ni vill börja använda RSS.

 

FRÅGA: Hur använder jag RSS i min iPhone/Android telefon?

SVAR:

Så här gör man för att aktivera RSS i iPhone

Tyvärr har iPhones inbyggda RSS-läsare inte stöd för krypterade anslutningar varför RSS-flödet från SchoolSoft inte kan hanteras i iPhone. För att kunna hantera RSS-flödet från SchoolSoft i iPhone måste man därför ladda ner en annan RSS-läsare till telefonen.

1. Gå till App-store, ladda ner och installera appen Google Reader, eller någon annan RSS-läsare som klarar av HTTPS (krypterade http-anslutningar). Instruktionerna nedan är baserade på att man använder just Google Reader. För att använda Google Reader krävs att man har ett Goggle-konto.

2. Logga in på ditt konto/Skapa ett nytt Goggle-konto.

3. Öppna en ny webbsida i telefonen.

4. Logga in på SchoolSoft från mobilen.

5. Klicka på "Min profil"

6. Markera "Använd RSS" och spara.

7. Klicka på länken till RSS-flödet (ditt namn/ditt barns namn) I ca 2 sekunder. Välj "Kopiera".

8. Gå tillbaks till Google Reader.

9. Klicka på "Lägg till prenumerationer".

10. Klicka i rutan där du ska ange din sökterm.  Välj "Klistra in".

11. Klicka "Sök".

12. RSS-flödet från SchoolSoft läggs nu till.

13. Klicka på FEEDS för att se de flöden som du prenumererar på.

14. Längst ner på sidan finns flödet SchoolSoft.

 

Så här gör man för att aktivera RSS i Android-telefoner

1. Gå till Android Market, ladda ner och installera appen Google Reader, eller någon annan RSS-läsare som klarar av HTTPS (krypterade http-anslutningar). Instruktionerna nedan är baserade på att man använder just Google Reader. För att använda Google Reader krävs att man har ett Goggle-konto.

2. Starta Google Reader och välj det Google-konto som du vill använda tillsammans med Google Reader genom att klicka i sync-symbolen.

3. Starta webbläsaren på telefonen.

4. Logga in på SchoolSoft från mobilen.

5. Klicka på "Min profil"

6. Markera "Använd RSS" och spara.

7. Klicka på länken till RSS-flödet som öppnas i ett nytt fönster.

8. Tryck med fingret på adressfältet i ca 1 sekund för att få fram menyn och välj "Kopiera sidans webbadress".

9. Gå tillbaks till Google Reader.

10. Logga in på ditt konto genom att klicka på kontonamnet, du bör nu hamna under Home på Google Reader.

11. Tryck på "Menu", välj "Subscribe".

12. Under "Search by keyword" så finns rutan "Keyword or URL", där klickar du och håller i ca 1 sekund för att återigen få fram menyn och välj "Klistra in" och tryck sedan på knappen "Search".

13. Nu ska det finnas ett flöde under "Subscriptons" (längst ner på skärmen) som heter SchoolSoft. Om man håller i ca 1 sekund på namnet så kan man välja "Rename subscription" för att byta namn på flödet, vilket kan vara smidigt om man har flera barn i SchoolSoft.

TILLBAKA UPP IGEN

Schema

FRÅGA: Vi ska ha en resursdag och då utgår ordinarie lektioner. Hur löser jag detta bäst i SchoolSoft?
SVAR: Antingen schemalägger du det. Gör du det i SchoolSoft så kan antingen lärarna själva skapa tillfälliga lektioner enligt undervisningen den dagen (och ställa in de ordinarie lektionerna). Eller så skapar du som ADMIN de lektioner som behövs den dagen, de kanske inte är så många.
Som ADMIN kan du ange att de ordinarie lektionerna ej ska gå i den aktuella veckan (”Visa fler alternativ” – ”Ej i vecka”). Annars är instruktionen till lärarna att bara markera dem som inställda.
FRÅGA: Förslag på förbättringar till schemat: 
  1. Se till att schemat skrivs ut på en sida
  2. Grafiskt tydliggöra skillnad mellan lektionstid och icke lektionstid (genom skuggning eller liknande)
  3. Skriva ut kursnamnet i klartext i stället för kurskoden.
SVAR:
  1. Om du använder Firefox, eller IE 7.0 går det utmärkt att göra "Print Fit-to-Page". Men inte i IE 4,5,6, och det är inget vi kan göra något åt, HTML är HTML och blir det för brett så blir det. Men det var delvis därför vi lade till PDF-utskriften, den går in på en sida (om man inte har en mycket lång skoldag).
  2. Det är grått när man är ledig, det räcker. Det är dock mycket viktigt att ställa in Internet Explorer  så att bakgrundsbilder och färger skrivs ut annars ser man ingenting.Gå till ”Verktyg/Internet-alternativ/ därefter "Avancerat” och markera alternativet ”Utskrift - Skriv ut bakgrundsfärger och bilder”),
  3. Kursnamn/kurskod styrs av "Kortnamn" på "Ämne", det väljer ni själva. På varje ämne finns "Kortnamn" och "Namn" och det är helt upp till skolan/schemaläggaren att bestäma vad som skall stå där. Ofta på gymnasiet har man "Ma A", "Sv A", på högstadiet "Ma", "Sv" etc. Från NovaSchem kommer det man anger, men man kan även välja en kurskod i NS, och då blir det "MA1201", "Matematik A". Det gäller att man anpassar kurskod/ämnesnamn så att schemat ser ok ut. Lägger man in "Konferenstid" så blir schemat rätt fult, men som sagt, det är upp till er att bestämma.

FRÅGA: Datum för Nationella prov är oftast fastlagda av skolverket, det gör att proven kan ske dagar då en lärare normalt inte har undervisning med aktuell grupp. Hur görs det provet synligt i provschemat?

SVAR: Det finns två sätt, antingen schemalägger man det Nationella provet som en lektion den enskilda veckan provet ges (och ställer också in ordninarie undervisning den tiden). Detta måste administratören göra i den vanliga schemarutinen. Med den lektionen på plats kan läraren sedan skapa en uppgift, och har man bara samma ämne på denna lektion som på ordinarie lektioner så kommer resultatet på det nationella provet att synas i lärarens resultatsammanställning.
Alternativet, om man inte vill schemalägga dessa tillfällen, är att ordinarie lärare lägger upp ett prov på godtycklig lektion i ämnet, med anger en avvikande dag och tid, vilket man kan göra på alla uppgifter (klicka på "Visa fler alternativ"). Den avvikande dagen/tiden kommer att visas i provschemat och på elevens startsida.
FRÅGA: När elever har lektionskrockar, dvs. man har dubbel-, trippel- eller quadrupellektioner, så finns ju alla dessa lektioner på elevens schema i SchoolSoft. På sådana lektioner bör redovisningsregeln vara sådan att de lärare som inte har eleven hos sig frånvaromarkerar eleven.
Det underliggande systemet i SchoolSoft måste sedan känna av om samtliga samtidiga lektioner är frånvaromarkerade eller inte. Om samtliga är frånvaromarkerade så registreras frånvaro. Om någon av de samtidiga lektionerna saknar en frånvaromarkering så sker ingen frånvaromarkering.
SVAR: Om en elev av någon anledning har dubbelbokade lektioner, vilket inte är helt ovanligt på gymnasiet, så kan han ju bara vara på en av lektionerna och får därmed frånvaro på den andra. Det är ju helt i sin ordning, eleven skall ju ha X antal timmar i varje kurs, och är han inte på lektionen så är han inte det. Om man vill kan man ju skapa en frånvaroorsak som heter "Gick på annan lektion" om man som lärare känner till det, så man kan följa upp det i statistiken, men frånvaro kommer det alltid att bli.
Dock får man ju ta med detta i bedömningen när man rapporterar till CSN, så att det inte blir indraget studiemedel på grund av allt för många dubbelbokade lektioner i schemat. Drar detta till ytterligheten, eleven har alla veckans 20 lektioner samtidigt, måndag morgon, och bara kan vara på 1 av dem så får ju eleven 95 % frånvaro! Men då kan man knappast heller hävda att eleven läser på heltid, och inte borde ha studiemedel. Skolan har ju naturligtvis en skyldighet att ge eleven chans att gå på alla lektioner.
FRÅGA: En viss klass schema ser mycket märkligt ut. Det verkar som om lärarschemat och elevschemat har lagts ihop . Lärarschemat ska inte finnas med på klasschemat.
SVAR: Schemat i SchoolSoft består av lektioner som man kopplar en eller flera lärare och grupper till. De som då är kopplade till lektionen ser den i sitt schema. När man sedan tar fram ett klasschema så visar systemet alla lektioner som någon minst en i klassen deltar i. Detta är dock inget problem när man har SchoolSoft för elever och föräldrar ser bara de lektioner som eleven har, precis som en lärare gör med sitt lärarschema.
FRÅGA: Hur kan jag ta ut information från SchoolSoft om vilka elever som ingår i vilka grupper så att jag kan använda informationen i mitt schemaläggningsprogram?
SVAR: Använd exporten Grupp-Personnummer under Export-import/Undervisningsgrupper. Det är en textfil som är tänkt att användas för import av elev/grupp-koppling till andra system.
TILLBAKA UPP IGEN

Studieplaner

FRÅGA: Hur lägger man till en elev till ett program?
SVAR: Genom att gå in på ADMIN/KURS/Studieplaner och välja "Skapa ny" kan du lägga in de elever som inte ingår i något program. I den valbara listan dyker bara elever utan studieplan upp, så listan minskar allteftersom.
Man kan byta program för de elever som redan ingår i ett genom att i ADMIN/KURS/Studieplaner välja "Ändra". Betygsatta kurser kommer då att ligga kvar men elevens nuvarande kurser ändras till dem som ingår i programmet du skapat.
FRÅGA: Kan man på ett enkelt flera elever och lägga på samma program?
SVAR: Skapa en lista i Excel med en kolumn som heter "socialnumber" och en som heter "program". Fyll i med elevernas personnummer och namnet på programmet. Här är det viktigt att programnamnet är exakt detsamma som i SchoolSoft. Det blir alltså en rad för varje elev.
Namn och personnummer kan du hämta i SchoolSoft i EXPORT/IMPORT>Elev. Markera alla i rutan och klistra in i Excel, rensa de uppgifter du inte behöver.
När listan är klar går du tillbaka till SchoolSoft och till EXPORT/IMPORT>Studieplaner klicka på fliken "Import". Klistra in kolumnerna du skapade i Excel och klicka på "Importera data".
FRÅGA: Jag undrar hur jag gör för att se betyg som är satta på avgångselever. Tex om en lärare vill titta vilka betyg som hon/han satte förra året i kursen EnA, eller om jag vill se vilka som fått streck respektive IG i någon kurs. Jag har provat att titta runt lite själv, men det enda sätt jag lyckats att hitta är att man vet namnet på eleven i förväg.
SVAR: Mentor/Elevvård/Skolledare kan titta på elevers studieplaner, och där se betygen. Vanliga lärare kan ej se betygen från året innan. Om du vill söka på IG etc så finns i dagsläget ingen ren sökfunktion för det, men du kan alltid ta en export av alla studieplaner och klippa in i Excel, så får du alla elevers betyg. Det kommer att komma mer specifika sökfunktioner längre fram, då detta är ett vanligt önskemål från många gymnasieskolor.
FRÅGA:  Vissa kurser kan eleverna läsa i normal eller snabb takt oavsett program. Går det att lägga in samma kurs två gånger i ett program med alternativa start- och slutdatum? Om inte, hur kan jag hantera detta?
SVAR: Detgår inte att lägga in samma kurs två gånger. Antingen låter du bli att ange datum i programmet helt, och lägger istället in datumen på varje elev. Alternativet är att du sätter de vanligaste datumen i programmet, och gör undantag i studieplanerna för de elever som har undantag. Du kan också strunta i att göra undantag i för datum, för de spelar ingen roll egentligen. De är bara till för att visas i elevernas studieplaner. Vid betygsättning måste du först avsluta de kurser som skall betygsättas, oavsett slutdatum, så då kan man bestämma vilka som skall betygsättas tidigare.

FRÅGA: Kan man automatiskt generera individuella studieplaner för alla som går ett visst program så att man slipper det tidsödande arbetet med att skapa nya för varje enskild elev?
SVAR: Tanken är att du sätter upp ett program per klass och årskurs, så att du redan i programmet kan ange start och slutdatum, ansvarig lärare mm för varje kurs. Kopplingen till elever är enkel att skapa (Studieplaner), om du skickar en lista på alla elever och vilket program de skall gå så är det enkelt för oss att importera den infon. Gör gärna en export ur schoolsoft med alla elever, och lägg in program på respektive elev (klicka på länken för export av elever med grupper i klartext, så får du med klassbeteckning).
Programmet skall ses som en mall med kurser, som man kopplar elever till. Gör man ändringar i programmet påverkar det alla elever i programmet, och man slipper gå in på varje elev. Man kan dock gå in på varje elev en och en om man behöver göra undantag. En annan specialare är att om man i programmet lägger in individuella val så läggs de till elevernas studieplaner, men de är ej aktiverade, så tanken är att man lägger in skolans alla individuella val, sedan går man in på respektive elev och aktiverar just hans val. När kursen sen är avslutad räcker det att man går in i programmet och avslutar, så får rätt elever automatiskt kursen som avslutat.
FRÅGA: Varför kommer avslutade kurser upp hos läraren under omdömen?
SVAR: Avslutade kurser kommer normalt med på omdömen om man inte först själv har tagit bort dem från underlaget. Detta görs i så fall på undervisningsgrupperna där man kan avmarkera att en grupp skall tas med på elevdokumenten. Men det är lite överkurs, det är ju bara att undervisande lärare låter bli att skriva omdöme för kurser som inte längre ges, så kommer inget heller med på rapporten.
FRÅGA: Kan man ta fram testfiler på avgångselevernas slutbetyg samt samlade betygsdokument? Dessa filer skall vara till den nationella betygsdatabasen.
SVAR: Gå in under Admin/Kurs/Betyg, till höger på den sidan finns en länk "Export till VHS"! Där visas alla aktiva elever. Välj några eller alla elever, och sedan till höger väljer du Slutbetyg och klickar på Exportera, så får du en fil. Sedan gör du samma sak med Samlat betygsdokument.
Observera också att i och med att ni skickar detta till VHS så går betygen automatiskt vidare till SCB.
TILLBAKA UPP IGEN

Uppgifter

FRÅGA: Om en elev har skrivit 0p på ett test eller ett prov så registreras inte detta som ett  resultat i programmet. Hur kan jag lösa det?  
SVAR: Detta är en teknisk begränsning just nu, då vi sparara 0 som default och tolkar det som att inget är ifyllt. Om 0 skall visas måste på något vis ha en annan indikering som visas när inget är ifyllt. Mitt tips är att man skriver 0 i kommentarsfältet, alternativt att ni skapar ett omdöme som heter "0 poäng" eller liknande. Vi har punkten på vår att-göra lista, men den är inte prioriterad.
FRÅGA: Det går inte att skriva in en uppgift till en tillfällig lektion. Det vore bra om det gick eftersom det ofta händer att en klass skriver prov i tex fysik en dag när de normalt inte har några fysiklektioner.
SVAR: Det går inte att koppla uppgifter till Tillfälliga lektioner (de är endast till för frånvarons skull). Men sedan tidigt i höstas finns ju två nya alternativ när man skapar en uppgift, en +-knapp längst ned som visar fler alternativ, och där man kan välja en avvikande dag och tid. Då kopplar man ett prov till den lektion som ligger närmast i tiden den veckan. Om man anger en alternativ dag och tid kommer den att gälla för provschemat och på lärares och elevers startsida. Det kan vara för en aula-skrivning eller nationellt prov t ex.
Beträffande Tillfälliga lektioner så har vi precis gjort en ändring som minskar behovet av densamma ytterligare, nämligen genom att man nu kan byta både dag, starttid och längd på en lektion när man rapporterar den! Så om man har en lektion som ena veckan är kortare, eller man flyttar den en dag, så behöver man inte längre ställa in och skapa Tillfälligalektioner.
FRÅGA: En elev har börjat i min undervisningsgrupp efter det att jag skapade en uppgift. När jag nu ska resultatrapportera finns hon inte med i mina listor. Hur gör man?
SVAR: När elever tillkommer i en grupp efter det att en uppgift är skapad måste elevlistan uppdateras för att eleven ska kunna resultatrapporteras. Gå till Undervisning/Resultat och välj "ändra" på den grupp där eleven ska läggas till. Under elevlistan finns länken "Uppdatera elevlistan".
FRÅGA: Kan man kan välja att ha flera moment med olika betyg/omdöme i samma resultatrapportering?
SVAR: Det som finns är att man kan ange upp till 3 maxresultat på ett prov (tänkt för gymnasiet där man ofta har tre delar på ett prov, en för G en för VG och en för MVG, säg 20p, 20p, 10p.) Om man anger 3 max-resultat så får man upp tre resultatrutor när man rapporterar provet, dock är det ju bara ett omdömesfält och en kommentarsruta.
TILLBAKA UPP IGEN

 

Veckobrev

FRÅGA: Hur använder man funktionen Veckobrev?

SVAR: Veckobrevet är ett nyhetsbrev som kan skickas hem till föräldrarna. Tanken är att brevet ska gå ut till de föräldrar som inte har tillgång till Internet, de måste också kunna ta del av vad som händer på skolan.

Administratören på skolan lägger in vilka vårdnadshavare som inte har tillgång till Internet under ADMIN/Underhåll/Vårdnadshavare/Ändra - kryssa ur rutan "Tillgång till Internet". 

Mentorn kommer till veckobrevet genom att klicka på Veckobrev under fliken MENTOR. Om en mentorsgrupp väljs istället för en elev kommer veckobrev endast att skrivas ut för de elever i gruppen vars vårdnadshavare saknar tillgång till Internet.

I veckobrevet finns all den information som vårdnadshavarna har på sin startsida; nyheter, aktiviteter, matsedel, frånvaro, planeringar mm. Alla vårdnadshavare kan dessutom själva skriva ut veckobrev från sin startsida om de vill ha dem i pappersform.

TILLBAKA UPP IGEN


 

Vikarier

FRÅGA: Varför kan man inte ha vikarier mer än två veckor? Vi har en graviditetsvikarie som ska vara här i ett och ett halvt år.
SVAR: Tanken med vikariefunktionen är att den skall användas för just korttidsvikarier. Det ytterst sällan som någon vikarierar med än 14 dagar för en annan lärare. En korttidsvikarie kan inte göra någonting i SchoolSoft mer än att rapportera närvaro på lektionerna och se ordinarie lärares planeringar, uppgiter etc. De kan alltså inte ändra eller lägga till någonting.
Om man har vikarier i din mening som ersätter en lärare en hel termin skall man absolut sätta upp den som en riktig lärare precis som vanligt. Så kan vikarien själv skapa uppgifter, planeringar, rapportera resultat, sätta omdömen och beyg på elever mm. Den lediga läraren skall inte ingå i schemat, utan det är bara vikarien som skall vara med.
FRÅGA: När vi byter lärare är det viktigt att den nya läraren kan se den gamla lärarens elevresultat. Kan ni ordna det?
SVAR: Alla uppgifter är ju som du vet kopplade till lektioner i schemat. Om du får en ny lärare som "tar över" en annan lärares grupp så skall man lägga in den nya läraren på de lektioner som den gamla läraren hade. Då kommer den nya läraren automatisk att se och kunna ändra de uppgifter (och lektionsplanering) som redan finns på lektionerna. Resultat hör ju till uppgifter och där gäller samma sak, båda lärarna kan se och ändra samtliga elevers resultat. Har man två lärare på samma lektion så delar de på resultaten helt enkelt.
Om man byter lärare mellan två terminer i samma ämne/kurs (eller oftast läsår, t ex på grundskolan), och man inte har något gemensamt schema så kommer alltid nuvarande lärare i ett ämne/kurs att se elevernas samtliga resultat i det ämnet/kursen via "Rapporter - Elevesammanställning", men man kan i det läget dock inte ändra gamla resultat.
Vikarier som skapas separat i SchoolSoft har begränsad funktionalitet, och är i första hand tänkt som korttidsvikarier. De kan närvarorapportera, men inte så mycket mer. Det kan se uppgifter och planeringar som ordinarie lärare gjort, men inte göra några ändringar. De kan heller inte se elevernas resultat eller andra omdömen vilket heller inte är meningen.
FRÅGA: Vi har en lärare som skall vara mammaledig. Vikarien vill komma åt hennes lektionsplaneringar m.m. Går det att byta lärarens inlogg: användarnamn, lösen, adress m.m och sätta in vikariens användarnamn, lösen, adress osv. i lärarens profil?
SVAR: Det går, men du skall absolut inte göra så, för då påverkas alla gammal historik, resultat, omdömen, frånvaro mm. Det skulle i så fall se ut som den nya läraren gjort allt som den gamla gjort sedan tidigare. Den nya läraren skulle också se den gamla lärarens forum­inlägg, enkätsvar mm, vilket inte heller är så lyckat.
Så du skall absolut skapa en ny lärare. Men lägg in den nya läraren på samma lektioner som den gamla, för då kommer både lektionsplanering och uppgifter/resultat att göras tillgängliga för den nya läraren. Både lektionsplanering och uppgifter är nämligen kopplade till lektioner och inte direkt till läraren.
TILLBAKA UPP IGEN

 

Övrigt

FRÅGA: Den senaste halvtimmen har jag suttit och jobbat med mitt omdöme. Plötsligt, innan jag var färdig loggades jag ut automatiskt och allt jag fyllt i försvann. Vad hände?
SVAR: Eftersom SchoolSoft är ett webbaserat system som dessutom används av många samtidigt så måste finnas en gräns för hur länge man är inloggad utan att vara aktiv (systemet vet ju inte om man lämnat datorn). Därför loggas man ut ur systemet efter 30 min utan aktivitet. Aktiv är man när man t ex klickar "Spara" eller på annat sätt klickar runt i systemet och dämed ber servern arbeta. När man skriver i en ruta så arbetar inte servern, man bör alltså, precis som vanligt när man arbetar med något, tänka på att spara då och då.
Systemet ger en varning 5 min innan men är man inte vid datorn så missar man den lätt.
FRÅGA: Ett mycket starkt önskemål är att Schoolsoft var betydligt mer kompatibelt med Excel, så att man enkelt kan föra få över alla typer av listor till Excel (eller från Excel till
Schoolsoft), där man ju kan trixa lite med listorna (olika färger, rutor, beräkna medelvärde mm) som man vill. Excel är ju lite mer flexibelt på det sättet.
SVAR: Vi har gjort speciella exportrutiner för administratörer, men inte för lärare, mer än att de kan "klippa ut" elevers epost och mobilnummer ur klasslistorna (tryck på +-knappen under grupper/undervisningsgrupper). Vi har idag inga planer på att bygga ytterligare exportrutiner för lärare, men det är möjligt att det kommer på sikt vart efter vi jobbar vidare med ramverket. Det är inga problem att kopiera in till Excel idag om man bara markerar tabellen med exempelvis sina uppgifter, tar man med hela HTML-sidan får man ju rensa lite, men man kan ju markera endast tabellen. Kopierar man från utskriftsvarianterna fungerar det ju än bättre. Det som däremot saknas är en utskriftvariant av en lärares resultatsammanställning, och när den väl finns kan man kopiera in den till Excel.
Generellt finns det inget bra (tekniskt) sätt för oss att direkt skapa en Excelfil, så helt oavsett måste exporten se ut som i admin att man får en textruta och göra copy-paste ifrån.
FRÅGA: Hur  tryggas säkerheten i SchoolSoft?
SVAR: SchoolSoft kräver inloggning med ett unikt lösenord, som måste bestå av minst 8 tecken och vara en blandning av tecken och siffror. Lösenordet måste bytas med ett visst mellanrum som sätts upp på skolan, olika längd kan sättas för personal, elev och föräldrar tills dess att de måste byta lösenordet. Man sätter även upp antal gånger man får mata in ett felaktigt lösenord tills man blir utspärrad. Vidare är lösenordet krypterat med en algoritm som gör dem oläsliga. All trafik i SchoolSoft krypteras med SSL, 128 bitars kryptering mellan klient och server.
TILLBAKA UPP IGEN

BESTÄLL VISNING 
SchoolSoft är det användarvänliga helhetsstödet för lärande och skolutveckling. Image
BESTÄLL EN KOSTNADSFRI VISNING »
BOKA UTBILDNING

 

Vi på SchoolSoft vill kunna erbjuda den bästa möjliga utbildningen för att er skola ska kunna använda SchoolSoft så effektivt som möjligt. Våra utbildningar leds av erfarna pedagoger med skolbakgrund antingen på plats på er skola eller i våra utbildningslokaler i Stockholm.

 

LÄS MER OM VÅRA UTBILDNINGAR »

bild
bild

Producerad av Cowboy Communications & QiXiT.